Fotoet kan dokumentere kommunal eller privat virksomhet, eller det kan helt tilfeldigvis ha blitt en del av et arkiv. Vi vil vise fotoets opphav og funksjon, samt formidlingsevne og plassering i arkivet.
Fotografiske postkort dukker ofte opp i arkivers eldre deler. I nyere materiale er de sjeldne, og er erstattet av rastede kort. Postkortfotoene ble ofte tatt av profesjonelle fotografer som kunne ta skarpe og velkomponerte bilder, og de ble derfor gode arbeidsredskaper for private eller kommunale arkivskapere. Postkort var, før kamera ble allment tilgjengelig, en måte å skaffe seg dokumentasjon av steder en hadde vært, eller hadde andre relasjoner til. Kortene var således et alternativ til selv å fotografere eller å hyre inn profesjonelle fotografer. På slutten av 1800-tallet og tidlig på 1900 tallet, før moderne medier hadde vokst frem, ble postkort brukt til å formidle aktuelle hendelser. Nasjonale begivenheter som Kong Håkons landstigning i Norge i 1905 og Bjørnsons begravelse i 1910 ble postkortmotiver. I tillegg ble det produsert mange kort fra geografiske steder. Disse kunne ha påskrift som «Parti fra….» eller lignende.
Månedens foto er et fotografisk fremkalt postkort av Olav Kyrres gate fra arkivet etter Reguleringsvesenet i Bergen. Det ble tatt før bybrannen i 1916, og ble relansert etter brannen med teksten «Bergen før branden. Olav Kyrres gate». Postkortet ble klistret inn i et album med foto og postkort som viser gater og bygninger som brant i 1916. Relasjonen til bergensbrannen blir forsterket av påklistrede lapper med teksten «Brændt 1916». Satt sammen på denne måten ga postkortene en visuell fremstilling av Bergen sentrum før brannen. Et tilbakeblikk på det som var. Et planarbeid startet i 1916 og omregulerte sentrum og gjorde det mer moderne. Planprosessen ble dokumentert gjennom foto/postkort av det gamle sentrum, av brannstrøkene og av det nye sentrum som vokste etter 1920.
Arkivet etter Reguleringsvesenet i Bergen inneholder mange postkort, de aller fleste er fotografisk fremkalt. Majoriteten er fra områder i Bergen. Kun få av disse er sendt til Reguleringsvesenet via post. Kortene må ha blitt kjøpt inn i perioden 1910 til 1950. Flere virker å ha blitt tilfeldig med i arkivet, men andre ser ut til å ha vært brukt i reguleringsprosessarbeid eller fotografisk dokumentasjon.
De fleste postkortene som finnes i Bergen Byarkivs arkivmateriale fra før krigen er fremkalt på papir. Rastede kort blir mer vanlig på 1950-60-tallet, og blir helt enerrådene i det nyere materialet. I tillegg finnes det tegnede og grafiske kort. Postkortene kan ligge løst sammen med andre foto, eller være limt inn i album sammen med annet fotomateriale, eller i egne postkortalbum.