§ 1 Formål
Frivillighetsutvalget skal arbeide for best mulige forhold for frivilligheten som bestemt av utvalget. Utvalget skal være en arena for samarbeid og dialog mellom organisasjonene og mellom organisasjonene og kommunen.
Hensikten er å påvirke for å få best mulig betingelser og forutsetninger for å drive med og utvikle frivillighet til det beste for innbyggerne i Bergen kommune.
Medlemmene av Frivillighetsutvalget har anledning til å fremme saker i utvalgsmøte som bare angår egen organisasjon, men skal i hovedsak representere saker på vegne av frivillig sektor i Bergen.
§ 2 Medlemmer
Utvalget skal bestå av leder, nestleder, styremedlemmer og utvalgsmedlemmer.
Medlemmene av Frivillighetsutvalget skal representere fagfeltene som står i Frivillighetsplanen vedtatt 2022, eksklusive kultur-, politikk og idrettsfeltet ettersom disse har egne organer som representerer dem. Fagfeltene er:
- Helse, omsorg og sosial
- Beredskap
- Fysisk aktivitet og friluftsliv
- Velforeninger og miljøorganisasjoner
- Tros- og livssyn
- Interesseorganisasjoner
- Frivilligsentraler
En medlemsorganisasjon kan representere flere fagfelt dersom dette faller naturlig med organisasjonen formål. Det er ingen begrensning på hvor mange medlemmer som kan sitte i utvalget i inneværende periode, men dersom medlemsmassen på et tidspunkt oppleves uhensiktsmessig for formålet kan styret/årsmøte velge å begrense antall medlemmer.
Videre bør medlemsorganisasjonene representere følgende målgrupper:
- Seniorer
- Barn og unge
- Studenter
- Personer med nedsatt funksjonsevne
- Minoriteter herunder personer innen LHBTI+
Det er ønskelig at medlemsorganisasjonene skal representere alle bydelene, men ikke et krav.
§ 3 Medlemskap
Utvalgsmedlemmer sitter i utvalget i 4 år, og rullering av utvalget skal følge valgperioden. Etter at valgperioden er ferdig, skal medlemskap i Frivillighetsutvalget lyses ut og innen andre kvartal etter valget skal nytt utvalg være konstituert. Det er det foregående styre som konstituerer nytt Frivillighetsutvalg, mens nytt styre med leder og nestleder velges av utvalget selv på årsmøte. Tidligere medlemmer kan også melde interesse for å sitte videre inn i ny valgperiode.
Leder og nestleder sitter i 2 år av gangen, og skal velges annenhver gang for å sikre kontinuitet. Leder og nestleder kan gjenvelges, men dersom ny ledelse velges vil forrige ledelse gå inn som vanlig medlem i utvalget.
Styremedlemmene sitter i 1 år av gangen og velges på årsmøte.
§ 4 Stemmerett
Alle som er medlemmer, har stemmerett på møtene med 1 stemme hver. Leder av utvalget har dobbeltstemme.
§ 5 Møtehyppighet
Utvalget i sin helhet møtes fast 2 ganger i året, tidlig vår og tidlig høst. Under møtet på våren skal det også avholdes årsmøte. Styret møtes 4 ganger i året, og kan kalle inn til ekstraordinære utvalgsmøter ved behov.
§ 6 Sammensetting av styret
Styret består av leder, nestleder og inntil tre styremedlemmer. Styret får oppfølging av sekretariatet som deltar i alle møtene.
§ 6.1 Leder og nestleders oppgaver
Leder av Frivillighetsutvalget leder alle møtene. Dersom leder ikke har anledning til å delta i noen av møtene trer nestleder inn i denne rollen.
§ 6.2 Styrets oppgaver
Styret skal fastsette agenda til utvalgsmøter, og formulere og bearbeide saker som angår frivilligheten i Bergen, som skal fremmes til kommunen. Dette gjennomføres med bistand fra sekretariatet. Styret skal i samarbeid med sekretariatet følge opp hovedtemaene som utvalget skal jobbe med.
Dersom et styremedlem av forskjellige årsaker trer ut av styret og utvalget, skal nytt styremedlem velges inn ut fra eksisterende medlemsmasse i Frivillighetsutvalget.
§ 7 Utvalgets oppgaver
Utvalget i sin helhet skal fremme saker på vegne av egen organisasjon og frivillig sektor på utvalgsmøtene.
Ved årsmøte settes det ned en intern arbeidsgruppe fra medlemmene, med mål om å arrangere årlig møtepunkt eller prosjekt for hele frivillig sektor i samarbeid med kommunen. Et eksempel på dette er å bistå kommunen med å arrangere FNs internasjonale dag for frivillighet 5. desember.
Utvalget skal involveres i relevante kommunale medvirkningsprosesser. Alle forespørsler til Frivillighetsutvalget skal gå igjennom sekretariatet og styret.
Hovedtemaer som Frivillighetsutvalget skal jobbe med er:
- Tilskuddsordninger
- Behov for lokaler for frivillig aktivitet og lagring
- Samarbeid med kommunen
- Samarbeid på tvers
- Vilkår for frivillig arbeid
§ 8 Sekretariatets oppgaver
Sekretariatet består av Frivillighetsrådgiver i Bergen kommune. Sekretariats oppgaver innebærer sammenstilling av sakspapirer, innhenting av saker til utvalgsmøtene og innkalling og legge til rette for utvalgsmøter og styremøter.
§ 9 Årsmøte
Årsmøte skal minimum inneholde valg av leder/nestleder samt årsrapport og plan for kommende periode. Årsmøte lyses ut på Bergen kommune sine nettsider 6 uker før møtet. Frist for innkomne saker er 4 uker før møtet og sakspapirer sendes ut 2 uker før.
Samtlige lag har en stemme og valg avgjøres ved simpelt flertall.
Styret kan kalle inn til ekstraordinært årsmøte ved behov.
§ 10 Vedtektsendringer
Endringer i disse vedtektene kan bare foretas på årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves simpelt vedtak av de navngitte stemmene. Det er kun frammøtte som har stemmerett.