Hvorfor har kommunen registrert opplysninger?
Bergen kommune har i koronapandemien drevet smittesporing for å redusere smittespredning og død blant byens innbyggere. Kommunen har en lovmessig plikt til å ha oversikt over smittesituasjonen, og da pandemien kom eksisterte ingen datasystemer som kunne brukes til dette. Etat for helsetjenester opprettet derfor hovedlisten som et internt arbeidsdokument for å drive smittesporing. Listen har også gitt verdifull statistisk oversikt over smittesituasjonen som er benyttet i beslutningsprosesser i pandemien.
Hvilke opplysninger er registrert?
Listen inneholder registrering av personer som har vært smittet med covid-19 og bygger i hovedsak på opplysninger den enkelte innbygger selv har oppgitt. Det som er gjennomgående fylt ut er smitte- og prøvedato, navn, alder, kjønn og fødselsnummer. Adressefeltet er oppdatert fra starten av pandemien og fram til smittetallene oversteg kommunens kapasitet til å drive mer detaljert registrering og smittesporing av alle smittetilfeller.
Det er registrert opplysninger om i underkant av 80.000 personer i selve hovedlisten. I samme dokument er det også en tabell som viser en oversikt over innbyggere som selv har meldt fra om at de er smittet etter å ha tatt selvtest. Her er fødselsnummer og prøvedato registrert for 56.500 personer. Dersom man stryker fødselsnumre som er registrert flere steder, er det cirka 123.000 ulike fødselsnumre som er registrert.
Når ble opplysningene i hovedlisten registrert?
Første registrering i selve hovedlisten er 26. februar 2020 og siste registrering er 30. april 2022. Siste selvregistrering av hurtigtest er registrert 3. juli.
Hvordan er opplysningene tatt vare på?
Kommunen har IKKE registrert at uvedkommende har fått tilgang til opplysninger i listene. Listen brukes ikke lenger aktivt, og kommunen vurderer nå om den skal arkiveres (jamfør arkivloven), eller om den skal slettes. Opplysningene oppbevares sikkert. Listen ligger nå på Sikker sone i kommunens datasystem. Den er passordbeskyttet, og bare noen få personer har tilgang til opplysningene.
Ledelsen i Etat for helsetjenester vurderte personvernet da listen ble laget. De gjorde risikovurderinger og satte inn tiltak for å ivareta personvernet. De har også vært i kontakt med personvernombudet for å få råd. Tilgangen til listen har vært begrenset til personell som arbeider med smitteoppsporing og statistikk knyttet til smittevernlovens krav til oversikter.
Helsepersonell har tilgang til mange sensitive opplysninger gjennom sitt arbeid, og de har taushetsplikt. Totalt har 103 personer hatt tilgang til hovedlisten i løpet av ulike perioder av pandemien. Etter hvert i pandemien ble det laget en arbeidsliste med tilgang til opplysninger bare for siste tre uker.
Hvordan kan du få vite hvilke opplysninger som er registrert om deg?
Du har rett på innsyn i hvilke opplysninger som kan være registrert om deg. Ønsker du å vite om du står på denne listen og hvilke opplysninger som da er registrert om deg, kan du sende inn dette digitale skjemaet.
Har du ikke anledning til å benytte det digitale skjemaet, kan du sende brev til Etat for helsetjenester, Solheimsgaten 9, 5058 Bergen. I brevet må du oppgi navn og fødselsnummer (11 siffer). Du må spesifisere hva du ønsker med henvendelsen.
Har du foreldreansvar for barn under 16 år, kan du også be om innsyn i informasjon som gjelder dem. Ved fylte 16 år har barnet selvstendig innsynsrett.
Etat for helsetjenester sender svaret på innsynskravet når det er behandlet, til din digitale postkasse. Svaret blir sendt til løsningen du har valgt for å motta meldinger fra det offentlige.
- Digital post: Du mottar svaret i Digipost eller eBoks. Da vil du få en melding på e-post eller sms når svaret har kommet.
- Altinn: Har du ikke valgt en digital postboks, bli svaret sendt via Altinn (samme sted som skattemeldingen).
- Brevpost: Åpner du ikke meldingen i Altinn, vil den bli sendt som fysisk brevpost etter 40 timer. Også dersom du har reservert deg mot digital post, vil du få svar fra Etat for helsetjenester som vanlig brevpost.
I utgangspunktet vil du motta svar innen 30 dager. Mottar etaten mange innsynskrav samtidig, kan behandlingstiden ta inntil tre måneder.
Kan jeg reservere meg mot å stå på listen?
Kommunen holder på å avklare hvordan dataene i hovedlisten skal behandles videre og undersøker nå med Riksarkivaren om dataene skal arkiveres etter arkivlovgivningen, eller om dataene skal slettes.
Du har rett til å korrigere opplysninger som er feil eller mangelfulle i dokumentet. I tillegg har du rett til å kreve begrenset bruk av persondata. Dette innebærer at du kan kreve at opplysningene blir sperret og at du dermed kan reservere deg mot at dine data brukes til for eksempel forskning.
I noen tilfeller kan du kreve at personopplysninger om deg slettes før tidspunktet for alminnelig sletting inntreffer. Når kommunen har fått gjort nødvendige avklaringer, kan Etat for helsetjenester besvare henvendelser om sletting av opplysninger.
Dersom du er misfornøyd med måten vi behandler personopplysningene dine på, har du rett til å klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du klager på Datatilsynets nettside.
Blir listen brukt til forskning?
Det har vært interesse for å bruke data fra hovedlisten til forskning. Det er uavklart om dette er mulig. Du vil kunne reservere deg mot at dine data brukes i eventuell forskning.
Hva gjør kommunen nå?
Bergen kommune har den siste tiden blitt gjort oppmerksom på at det kan være svakheter i personvernvurderingene som ble gjort ved etablering av listen eller underveis i behandlingen av den. Kommunen arbeider med å avklare om det har vært mangler knyttet til disse vurderingene og har også kontaktet Datatilsynet og Riksarkivaren for å sikre at videre behandling av dataene er innenfor lovlige rammer.