Gå tilbake til:
Du er her:

Studenter kartlegger journalføring

Fire studenter samarbeider med Bergen kommune for å definere hva som skal dokumenteres i journalføring i bofelleskap for utviklingshemmede.

Det er lovpålagt å dokumentere avvik og uønskede hendelser på tjenestesteder. Dette foregår i dag på stasjonære PC-er som er plassert i boligene, dagsentrene og avlastningsboligene.

I en travel hverdag med mange som skal bruke samme datamaskin, kan tilgang på datamaskin, tidsbruk og kvalitet på dokumentasjonsarbeidet variere.

Smart omsorg-prosjekt

Et prosjekt i regi av Smart omsorg-programmet skal tilpasse og forbedre verktøy for dokumentasjon i eksisterende system. Målet er at brukerne skal få mer tid sammen med ansatte. Med mer effektive verktøy skal ansatte bruke mindre tid på administrativt arbeid.

– Kvaliteten skal økes ved å gi tydeligere retningslinjer om hva som skal dokumenteres og hvordan det skal dokumenteres, sier prosjektleder Elin Ljones.

Prosjektet skal utarbeide materiale, blant annet e-læringskurs, til bruk i opplæring av ansatte. En annen mulighet er å bruke en mobil plattform, der ansatte i større grad skal kunne dokumentere på sikker sone også utenfor egen arbeidsplass.

Les også: Smart arbeidshverdag - dokumentasjon

Studentsamarbeid

Fire studenter fra Høgskulen på Vestlandet har jobbet med prosjektet i høst. De fire har kartlagt behovene i tjenestene, og gitt sine forslag til forbedringer. Gabriela Beukers, Ida Linn Bakke, Line Markhus og Siril Dale studerer innovasjon og ledelse. Samarbeidet med Bergen kommune var en del av deres mastergradstudier.

– Dette er i tråd med “design thinking“-metoden. Vi skal ikke tvinge inn noen endringer ut fra hva vi mener er en god idé. Vår oppgave er å finne løsninger basert på behovene til ansatte, sier Siril Dale.

Subjektive observasjoner

Tilbakemeldingene fra ansatte viser at det er behov for bedre verktøy til videreføring av subjektive oppfatninger og mer praktiske beskjeder, i tillegg til journalpliktige opplysninger.

– Konklusjonen er at vi må finne en måte å kunne registrere subjektive og objektive observasjoner i journalsystemet. Subjektive beskjeder blir overlevert muntlig eller på en lapp ved siden av journalsystemet. Da er det risiko for at beskjeden blir glemt, og resultatet kan bli tap av informasjon som ansatte har bruk for, sier studentene.

Nettopp for å minimere risikoen for tap av muntlig og skriftlig informasjon, har etaten utarbeidet en fellesprosedyre for ansvarsvakt og felles mal for overlapping i bolig.

– Dette vil være nyttig for videreformidling av subjektive observasjoner, sier Elin Ljones.

Kartleggingen til studentene vil legge grunnlaget for hvilke ideer og tiltak som kan testes ut og senere implementeres dersom de gir god effekt. Det må også defineres hvordan journalføringen skal gjøres og med hvilket verktøy (nettbrett, bærbare pc, mobiltelefon) for å sikre bedre kvalitet og effektivitet. Prosjektet skal gjennomføre gevinstrealiseringsanalyse.