Gå tilbake til:
Du er her:

I løpet av høsten 2019 skal alle kommunale barnehager og skoler i Bergen innføre en digital løsning for enkel kommunikasjon med foresatte. Vigilo er en løsning som gir muligheter for digital toveiskommunikasjon enten du bruker mobiltelefon, nettbrett eller datamaskin.

Hva får du informasjon om og hvem får tilgang?

I Vigilo får du som foresatt tilgang til en egen foresattportal. Der kan du kommunisere med ansatte i den enkelte barnehage eller skole. Foresattportalen er ment for å sende praktiske opplysninger til og fra barnehagen eller skolen. Dette kan være informasjon om fravær og aktiviteter.

Løsningen er fremdeIes under utvikling, men følgende informasjon vil bli tilgjengelig:

  • Siste nytt fra din skole eller barnehage - kommer
  • Meldinger
  • Fravær - kommer
  • Timeplan (skole)- kommer
  • Vurderinger (skole) - kommer
  • Orden og oppførsel (skole) - kommer
  • Helsekort (allergier)
  • Barnehageplass (barnehage)
  • Samtykker - kommer

Du får kun tilgang til opplysninger om eget barn i foresattportalen. Foresatte får ikke opplysninger eller vurderinger som gjelder andre barn i barnehagen, klassekamerater eller andre elever. Barna og elevene har ikke behov for og skal ikke ha tilgang til Vigilo per dags dato.

Tilgang til foresatte med foreldreansvar

Kun foresatte med foreldreansvar får tilgang til portalen. Hovedregelen er at foresatte med foreldreansvar har krav på samme informasjon fra barnehagen eller skolen om sitt barn. Hvis den ene av de foresatte har foreldreansvar alene, har den andre foresatte likevel rett på informasjon. I slike tilfeller får du informasjon etter konkret forespørsel, jf. barnelova § 47, og ikke som løpende oppdateringer. Mer informasjon om dette finner du her: Informasjon fra barnehage og skole til ikke-samboende foreldre.

Tilgang for andre nære omsorgspersoner

En del barn har voksne rundt seg som ikke har foreldreansvar i lovens forstand, men som likevel er viktige omsorgspersoner og bidragsytere i barnets oppdragelse. Derfor kan det være ønskelig at de skal få tilgang til relevant informasjon i foresattportalen.

Dersom du som foresatt ønsker at nære omsorgspersoner skal ha tilgang til foresattportalen sender du en henvendelse til skolen eller barnehagen med et slikt ønske. Bergen kommune innhenter da godkjenning fra begge foresatte, dersom dere er to, før det blir gitt tilgang til taushetsbelagt informasjon om barnet. Den enkelte barnehage eller skole informerer om rutiner for å hente inn slik godkjenning.

Tilgang for personer som ikke er definert som barnets nære omsorgspersoner

Personer som ikke er definert som barnets nære omsorgspersoner kan ha behov for å vite om det skjer noe særskilt akkurat de dagene når de har omsorg for barnet. Eksempelvis dersom besteforeldre eller en nabo skal passe barnet. Det blir ikke gitt tilgang til foresattportalen for slike tilfeller. For barnehager er årsplaner og månedsplaner tilgjengelig. For skoler er ukeplaner tilgjengelig på skolens informasjonsside på kommunens nettside. Utover dette er det mulig å ta direkte kontakt med barnehagen eller skolen per telefon.

Når det gjelder individuelle arbeidsplaner i skolen er de kun tilgjengelig for den enkelte elevs foresatte.

Barnets medbestemmelsesrett om hvem som skal ha tilgang og innsyn

Barnets eller elevens rett til personvern og selvbestemmelse øker med alderen. Frem til fylte 18 år styrkes elevenes rett til selv å avgjøre hva foresatte (og andre) skal få vite om skolerelaterte forhold (elevvalgt foreldreinnsyn). Ditt barns alder påvirker derfor hva du som foresatt skal få innsyn i.

Rettigheter for barn basert på alder:

  • 7 år: Barneloven har gitt selvbestemmelsesrett til 7-åringer i saker av personlig karakter.
  • 15 år: Elever over 15 år skal gi samtykke i mange saker som angår dem, men foresatte har fremdeles rett til informasjon om barnet fordi de har plikt til å ta vare på barnet.

 

Hvordan ta i bruk foresattportalen (Vigilo)

Den enkelte barnehage og skole vil informere deg som foresatt om når de skal ta i bruk løsningen. Du som foresatt kan gjøre deg kjent med portalen i forkant av oppstart, men du vil da ikke motta oppfølging fra den aktuelle barnehagen eller skolen. Foresattportalen er tilgjengelig både som app og i nettleser.

App

Appen Vigilo er utviklet for både iOS og Android. Du kan laste den ned via Apple Store eller Google Play.

Første gang du logger deg på appen må du velge Bergen kommune og deretter logge på med ID-porten for en trygg og sikker pålogging. Du vil da bli bedt om å opprette en firesifret PIN-kode for enkel pålogging i appen neste gang du skal ta den i bruk. Dersom din mobiltelefon eller nettbrett tilrettelegger for bruk av fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning kan du aktivere dette og dermed erstatte PIN-koden.

Merk at du må logge inn med ID-porten første gang du bruker en ny enhet, og dersom det er 15 dager siden sist du var inne i appen. Utover dette logger du daglig inn ved bruk av din firesifrede PIN-kode, fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning.

Brukerveiledning for hvordan ta i bruk appen er tilgjengelig på Vigilo sine nettsider.

Når du logger inn via appen kommer du direkte til foresattportalen på mobile enheter. Der kan du sende meldinger til lærer og andre ansatte som er tilknyttet ditt barn. Kontaktlærer blir alltid valgt automatisk, mens du må velge andre ansatte og medforesatte fra en mottakerliste som er tilpasset din tilgang. Merk at meldingene ikke skal inneholde sensitiv informasjon. Se eget avsnitt under om håndtering av sensitive opplysninger.

Fraværsmeldinger blir automatisk sendt til kontaktlærer. Det er mulig å legge til både kommentar og vedlegg. Både kontaktlærer og skoleledelsen kan lese fraværsmeldinger. Merk igjen at meldingene ikke skal inneholde sensitiv informasjon.

Under innstillinger kan du velge hvilke varsler du ønsker å tillate, se informasjon om appen og personvern, velge språk og gå direkte til brukerstøtte. Her kan du også laste opp ditt eget profilbilde.

Brukerveiledning for bruk av meldinger, bruk av fraværsmeldinger, hvordan endre innstillinger er tilgjengelig på Vigilo sine nettsider.

Nettleser

Dersom du ikke ønsker å benytte deg av appen, er foresattportalen også tilgjengelig for pålogging i nettleser. Løsningens funksjoner er akkurat de samme i nettleser som i app.

Følg denne lenken for direkte innlogging via ID-porten til foresattportalen.

 

 

 

 

Hva kan du skrive i meldingstjenesten? Informasjon om sensitive opplysninger

Foresatte må være oppmerksom på hvilken type sensitiv informasjon man sender gjennom foresattportalen i Vigilo, enten som del av en melding eller som vedlegg. Eksempler på sensitiv informasjon som ikke skal sendes i meldingssystemet, er opplysninger om alvorlig eller kronisk sykdom eller problematiske forhold på skolen som involverer andre navngitte elever og ansatte.

Alvorlige forhold på skolen som sterk mistrivsel, krenking og mobbing, medelevers navn, individuelle opplæringsplaner og enkeltvedtak skal meldes via kontaktskjema på skolens hjemmeside.  Informasjonen du sender via dette kontaktmeldeskjemaet blir saksbehandlet og arkivert direkte i barnehagens eller skolens sak- og arkivsystem.

I meldingssystemet kan du melde inn forbigående helseopplysninger som for eksempel «Line blir hjemme fra skolen grunnet omgangssyken», «Per skadet foten på trening i går kveld» og «Svein synes det er vanskelig på skolen for tiden».

Vær oppmerksom på at andre ansatte på skolen enn barnets kontaktlærer også kan lese meldingene som kommer inn. Du må aktivt velge den andre foresatte som mottaker for at denne skal se meldingen.

Meldingssystemet er ikke ment som erstatning for det fysiske møtet mellom foresatte og skolen.  Det er fremdeles anledning til å ringe eller be om et eget møte med den enkelte skole eller barnehage.

Foresatte kan også sende fysiske brev til skolen eller barnehagen. Følgende adresse til felles postmottak skal da benyttes:

{Navn på skole/barnehage}
Postboks 7700
5020 BERGEN

Ytterligere informasjon om personvern i forbindelse med bruk av Vigilo kan du lese om i et eget avsnitt under om personvern.

 

Hjem og barnehage

Forskjeller mellom private og kommunale barnehager

Kommunikasjonsløsningen er for dialog mellom kommunale barnehager og foresatte til barn i barnehagen. Private barnehager kan ha andre løsninger for kommunikasjon. Vi anbefaler deg å kontakte din barnehage for mer informasjon.

Hva innebærer bruk av Vigilo i barnehager?

Vigilo Foresatt­portal gir mulighet for digital kommunikasjon mellom foresatte og ansatte og har følgende tilgjengelige funksjoner:

  • Nyheter
    Under nyheter kan du se publiserte innlegg, bilder og rutiner fra din barnehage. Her kan du også registrere helseinformasjon (som du senere kan oppdatere inne i nettportalen).
  • Meldingstjeneste
    Du kan både sende og meddele nødvendig informasjon om ditt barn til barnehage via meldingstjenesten. I meldinger som sendes til barnehagen kan du legge ved eventuelle vedlegg. Meldinger du sender til barnehagen har alle de ansatte innsyn i. Unngå derfor å sende sensitiv informasjon. Eksempler på sensitiv informasjon er opplysninger om helse, problematiske forhold i barnehagen, andre barns navn, individuelle tilpasninger og enkeltvedtak. 
  • Fraværsmelding
    Du kan sende fraværsmeldinger til barnehagen når barnet ditt har fri eller er syk, slik at de ansatte får rask informasjon om dette. Det vil samtidig og automatisk bli registrert fravær på barnet i barnehagens oversikt.
  • Innstillinger
    Under innstillinger kan du velge hvilke varsler du ønsker å tillate, du kan velge språk og laste opp ditt eget profilbilde. Du kan også se informasjon om appen og personvern og gå direkte til brukerstøtte.

Hjem, skole og SFO

Foresattportalen i Vigilo blir nå tatt i bruk for enkel og digital kommunikasjon mellom hjemmet, skolen og på sikt også SFO.

Samtlige skoler i Bergen kommune skal i løpet av høsten 2019 ta i bruk Vigilo. Den enkelte skole vil informere foresatte om planlagt oppstart for bruk av løsningen. Dere får informasjon Vigilo på foreldremøter og i informasjonsskriv i forkant av oppstart. For nærmere informasjon tar du direkte kontakt med din skole.

Kommunikasjon knyttet til SFO er ikke tilgjengelig i foresattportalen før første halvår i 2020. Dette innebærer at du som foresatt må fortsette dialog med SFO slik du gjør per i dag, inntil løsningen er tilpasset tjenesten. Den enkelte skole vil gi informasjon når kommunikasjon med SFO er klar for bruk via Vigilo.

For deg som har barn i skolen vil følgende informasjon og funksjoner være tilgjengelig i portalen:

  • Siste nytt
  • Meldinger
  • Fravær
  • Timeplan skole (ikke tilgjengelig ennå)
  • Hel- og halvårsvurderinger
  • Orden og oppførsel
  • Helsekort (allergier)
  • Samtykker (ikke tilgjengelig ennå)
  • Innstillinger

Vigilo erstatter både meldings- og karakterboken i papirformat. Vigilo erstatter imidlertid ikke Itslearning. Dette er elevens system for kontakt med skolen, sine lærere og medelever.

Skolene skal fremdeles benytte itslearning til innleveringer og vurderinger knyttet til den enkelte elev. Denne løsningen blir også brukt til kommunikasjon mellom elev og lærer. Forskjellen er at du som foresatt i foresattportalen til Vigilo får oversikt over løpende fravær, samt hel- og halvårsvurderinger i form av samlede karakterer og vurdering av orden og oppførsel. Foresatte får ikke tilgang til vurderinger av elevens enkeltinnleveringer og arbeid underveis i skoleåret.

Ved søknader om permisjoner fra skolen skal det fremdeles benyttes eget skjema for søknaden. Søk permisjon fra skolen

Behandling av personopplysninger

Bergen kommune har som mål at informasjonssikkerhet og personvern skal være en naturlig del av vår virksomhet.  Les mer om hvordan kommunen håndterer personopplysninger.

Se protokoll over personopplysninger Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett.

Personvern i Vigilo

Bergen kommune henter personopplysninger fra sentrale registre som for eksempel Det Norske Folkeregisteret. Det vil inkludere opplysninger om ditt navn, e-postadresse, kontaktinformasjon, språk, familieforhold og dine bruksdata. Opplysninger om barn og foresatte blir lagret så lenge barnet er innskrevet i barnehagen eller skolen, og deretter i inntil ett år.

Personopplysninger om barn er særlig beskyttet. Foresatte godkjenner på vegne av barnet, og barnet kan samtykke selv fra fylte 15 år.

Les mer om personopplysninger på www.datatilsynet.no