Gå tilbake til:
Du er her:

Organisering av Bergen Byarkiv

Bergen Byarkiv er organisert i fem underavdelinger i tillegg til administrasjonen som består av byarkivaren og to konsulenter. Tilsammen har Bergen Byarkiv rundt 70 medarbeidere

Avdeling for depot og katalog har ansvar for veiledning og gjennomføring av avleveringer av offentlige papirarkiver til Bergen Byarkiv. Det innebærer tilsyn med at arkivet er ordnet og listeført på forsvarlig måte. I tillegg utfører avdelingen ordning og registrering av arkiver som er levert tidligere.

Avdelingen har ansvar for innholdet i arkivstyringsprogrammet Asta, som gir oversikt over arkivene ved Bergen Byarkiv. I tillegg har avdelingen tilsynsmyndighet for andre kommunale arkivlokaler og ansvar for drift av og sikkerhet i byarkivets egne lokaler.

Under avdelingens ansvarsområde ligger også konserverings- og bokbinderfunksjonene, samt heraldiske spørsmål som bruk og formidling av Bergens byvåpen og flagg.

Kst. avdelingsleder: Aslak Wiig

Avdeling for formidling og publikumstjenester betjener henvendelser fra publikum og fremskaffer informasjon og dokumentasjon på bestilling. På forespørsel vil avdelingens ansatte finne frem arkivmateriale til gjennomsyn på byarkivets lesesal og påse at dette skjer i henhold til lov og regelverk.

Mer om bestilling av arkivsaker og bestillingsskjema

Avdelingen skal profilere byarkivet og dets arkiver gjennom arrangementer, utstillinger, omvisninger, presseoppslag, publikasjoner og andre formidlingstiltak.

Redaktøransvaret for Bergen Byarkivs portalsider, oppslagsverket oVe, Bergen byleksikon og nettstedet om Årstad bydel mm. er lagt til avdelingen.

Avdelingen har også ansvar for drift og betjening av byarkivets bibliotek, resepsjon, lesesal og utstillingslokale.

Avdelingsleder: Ragnhild Botheim

Avdeling for moderne arkiver har ansvar for å utarbeide og oppdatere rutinene knyttet til arkivdanningen i Bergen kommune. Til dette hører også vedlikehold av Bergen kommunes arkivplan.

Avdelingen planlegger og gjennomfører avleveringer av elektroniske arkiver i Bergen kommune. Herunder hører også ansvar for deponeringen og forvaltningen av disse arkivene.

Avdelingen deltar i anskaffelsen av nye datasystemer for å sikre at lovverk og nasjonale standarder for arkivering blir ivaretatt.

I forbindelse med forvaltingen av elektroniske arkiver, drifter avdelingen en egenutviklet løsning for søk og innsyn i data fra avleverte arkiver.

Avdeling for moderne arkiver har også ansvaret for drift og vedlikehold av Bergen kommunes system for lagring av audiovisuelt materiale, BKbilde.

Innen denne avdelingen foregår det mesteparten av digitaliseringsarbeidet. Digitaliseringsenheten ved avdelingen er en prosjektbasert virksomhet som tar oppdrag for både offentlig og private aktører.

Avdelingsleder: Karin Gjelsten

Avdeling for private arkiver og oppdragsvirksomhet jobber primært med oppdrag fra kommunale avdelinger, etater og institusjoner som skal avlevere arkiver til Bergen Byarkiv. Avdelingen systematiserer og katalogiserer arkivene i henhold til «Retningslinjer for avlevering av papirarkiver for Bergen kommune» vedtatt av byarkivaren.

Mottak av privatarkiver er avdelingens andre kjerneoppgave, herunder ligger oppsøkende virksomhet for å sikre at også historien til private bedrifter, organisasjoner, foreninger og personer i Bergen blir ivaretatt.

Avdelingen samarbeider med Stiftelsen Lokalhistorisk Arkiv i Bergen som oppbevarer arkiver for aktive bedrifter og organisasjoner.

Avdelingsleder: Terje Haram

Avdeling sentralarkivet er dokumentsenter og postmottak for byrådsavdelingene og oppfølgingsenhetene. Avdelingen har ansvar for den daglige dokumenthåndteringen og utgjør kommunens fremste institusjon innen moderne arkivdanning.

Avdelingen mottar, registrerer, digitaliserer, videreformidler og arkiverer daglig et stort antall dokumenter og samarbeider tett med saksbehandlere og ledere i kommunen. Dokumentene som mottas spenner over et svært bredt spekter, og inkluderer de fleste av kommunens arbeidsområder.

Sentralarkivet klargjør dokumenter for kommunens offentlige journal og vurderer deres innhold i forhold til eventuell gradering.

Avdelingen arbeider med å forbedre og kvalitetssikre rutiner for dokumenthåndtering og tilgjengelighet, samt å sikre oversiktlige og hensiktsmessige arkiver.

Avdelingsleder: Ann Oliv Gjerde