Gå tilbake til:
Du er her:

Henvendelser

Du kan henvende deg til byarkivet via telefon, brev, e-post, elektronisk bestillingsskjema, telefaks eller personlig fremmøte. Informasjon om arkivene og øvrige tilbud kan du få på telefon. For spørsmål som krever oppslag i arkivene, ønsker vi at du benytter bestillingskjemaet.

Henvendelser til Bergen Byarkiv
For at vi skal kunne foreta søk i arkivene trenger vi konkrete og klart avgrensede forespørsler.

Det er viktig at byarkivet får riktige opplysninger om navn, eventuelle navneendringer, årstall, adresser og andre forhold som er av betydning for søket. Videre må du oppgi telefonnummer, adresse og eventuell e-postadresse, slik at vi kan kontakte deg ved behov. Det kan også være nyttig for oss å vite om du har vært i kontakt med andre arkivinstitusjoner og hva som er resultatet av henvendelsen.

Dersom du oppgir konkrete arkivreferanser, kan vi gi raskere tilbakemelding på henvendelsen. Arkivkataloger med opplysninger om hva de enkelte arkivene inneholder finnes tilgjengelig i byarkivets resepsjon. Du kan også bruke byarkivets nettbaserte oppslagsverk, oVe, for å gjøre deg kjent med hva slags materiale byarkivet forvalter. Enkelte arkivkataloger vil du også finne på Arkivportalen.

Innsynssaker og enklere forespørsler blir vanligvis besvart via brev eller e-post. Mer omfattende arkivundersøkelser må du normalt utføre selv. Vanlig prosedyre er da at vi kontakter deg når det aktuelle arkivmaterialet er funnet frem, slik at vi kan avtale lesesalsbesøk.

Vær oppmerksom på at innsyn i sykejournaler, barnevernssaker, PPT-journaler og lignende normalt ikke skal rettes til byarkivet, men til den instansen som har produsert materialet.

Hva får du tilgang til
Henvendelser til Bergen Byarkiv
Retten til innsyn i kommunens arkiver er regulert av prinsippet om offentlighet. Hovedregelen er at alt arkivmaterialet er fritt tilgjengelig for alle som ønsker innsyn. Det er likevel en del materiale du ikke får tilgang til.

En del arkiver inneholder store mengder materiale som er taushetsbelagt. Her er det først og fremst snakk om materiale som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner. Det kan være opplysninger om helseforhold, personlig økonomi, familierettslige forhold m.m.

Personsensitive opplysninger er klausulert gjennom offentlig lovverk. Den generelle klausuleringstiden for slike opplysninger er 60 år, men for barneverns- og adopsjonssaker er den 100 år. Forvaltningsloven åpner likevel opp for at det i noen tilfeller kan gis dispensasjon fra taushetsbestemmelsene. Dette gjelder blant annet retten til innsyn som part i en sak og bruk av arkivmateriale til forskningsformål.

Enkelte typer privatarkiver vil også være klausulert gjennom offentlig lovverk. Hensikten kan være å ivareta opphavsretten som følger av åndsverksloven eller å sikre økonomiske interesser. Videre kan privatarkiver være klausulert gjennom spesielle avtaler, for eksempel fordi eier eller tidligere eier ønsker å ha kontroll med hvordan materialet blir brukt.

Utover dette kan arkivmateriale være sperret for bruk på grunn av dets fysiske tilstand. Det vil si at materialet er i så dårlig forfatning at bruk medfører ytterligere slitasje, og at materialet ødelegges ved bruk.

Ved henvendelse til byarkivet vil du bli orientert om mulighetene for å få tilgang til materialet og eventuelle klausuler for bruk.

Hva du kan forvente av oss
Henvendelser til Bergen Byarkiv
Henvendelser blir vanligvis behandlet etter hvert som de mottas, men vi prioriterer forespørsler som har juridisk, økonomisk eller helsemessig betydning for den som spør.

På grunn av store saksmengder hos Bergen Byarkivs saksbehandlere må du regne noe ventetid på dine henvendelser. Du kan normalt vente et svar innen 3 uker.

Byarkivet foretar vanligvis ikke omfattende arkivundersøkelser i offentlig tilgjengelig arkivmateriale. I stedet gjør vi materialet tilgjengelig på lesesalen, slik at publikum selv kan studere det. Byarkivets ansatte vil kunne bistå med veiledning i bruk av arkivene, og gi råd om alternative kilder.

Vi anbefaler forskere og studenter å ta kontakt med byarkivet i god tid på forhånd for å diskutere problemstillinger og mulige kilder.

Besøk på lesesalen
Henvendelser til Bergen Byarkiv
Arbeidet med å finne frem i arkivene kan være tidkrevende. Vanlig prosedyre er derfor at arkivmateriale til bruk på lesesalen må bestilles på forhånd. Saksbehandler tar kontakt når materialet er funnet frem, og det avtales tid for lesesalsbesøk. Veibeskrivelse finner du her.

Byarkivets lokaler er tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne. Vår lesesal er åpen for publikum mandag, tirsdag og torsdag kl. 09.00 - kl. 15.00. Vi har gjestenett, så du kan ha med bærbar pc. Gjestenett-tilgangen varer i 30 dager etter pålogging. Vi har kamera til avfotografering av arkivdokumenter, vi har teleslynge og leseapparat til bruk for svaksynte.

Lesesalsgjester må følge byarkivets regler for bruk av arkivmateriale på lesesalen og rette seg etter lesesalsreglementet og de ansatte sine henvisninger.

I resepsjonen kan du bestille nytt materiale eller bestille kopiering, digitalisering og avfotografering av materialet.

Det er vanligvis mulig å reservere arkivmateriale i inntil 10 dager. Materiale som ikke er reservert vil bli satt på plass i magasinet.

Det er mulighet for å lage seg kaffe og te i ekspedisjonsområdet.

Kopiering, digitalisering og fotografering
Henvendelser til Bergen Byarkiv
Det er mulig å få papirkopi av arkivdokumenter. Kopiering av et lite antall dokumenter kan foregå mens du venter. Større antall kopier må bestilles. Byarkivet har kortautomat.

Byarkivet har utstyr til å digitalisere og fotografere arkivmateriale i ulike formater. Slik behandling kan være alternativ til papirkopiering av slitasjeutsatt materiale. Materialet leveres da på CD eller som vedlegg til e-post.

Det er egne regler for kopiering, digitalisering og fotografering av åndsverk som for eksempel arkitekttegninger, fotografier og lignende. Normalt må det innhentes brukstillatelse fra den som har opphavsretten til åndsverket, og det må undertegnes en egen kontrakt for bruk.

Ved all kommersiell bruk av åndsverk skal kunden betale en egen arkivavgift eller bruksvederlag. Som kommersiell bruk regnes også arkitekttegninger brukt i forbindelse med byggevirksomhet, restaurering og lignende. Fritatt for arkivavgift er kun materiale som skal brukes i vitenskapelig sammenheng, til lokalhistoriske publikasjoner, arkivpublikasjoner, klubbaviser og reklame for arkivet det er en del av.

Det kan gis tillatelse til å fotografere dokumenter med eget kamera. Vi har også et kamera tilgjengelig for bruk på lesesalen. Bruk av blits er ikke tillatt. I spesielle tilfeller må du signere en kontrakt hvor du blant annet forplikter deg til at fotografiet ikke videreformidles, eller benyttes i kommersiell sammenheng, men kun er til personlig bruk.

Ved bruk av byarkivets kildemateriale i publikasjoner og lignende skal det alltid oppgis kildehenvisning