Gå tilbake til:
Du er her:

Revisjon viste sju punkt EBE må jobbe med

Under den første revisjonen etter ISO-sertifiseringen våren 2016 ble det funnet et avvik, en merknad og fem forbedringspunkt som Etat for bygg og eiendom (EBE) jobber videre med.

Ledelsessystem for kvalitet (ISO 9001: 2015)

Målet med å innføre denne standarden for ledelsessystem er å gi Etat for bygg og eiendom et solid grunnlag for initiativer til bærekraftig utvikling. Det handler i stor grad om å gjøre kundene fornøyde.

Fordelene med denne sertifiseringen er blant annet å:

• Oppnå økt kundetilfredshet

• Bli i stand til å jobbe smartere, spar tid, penger og ressurser

• Redusere feil tjenesteleveranse

• Motiver og engasjer medarbeiderne med tydelige og effektive interne prosesser

Prinsipper for kvalitetsledelse er kundefokus, lederskap, menneskers engasjement, prosesstankegang, forbedring, bevisbasert beslutningstaking og relasjonsledelse.

Ledelsessystem for miljø (ISO 14001:2015)

Målet med denne standarden er å gi Etat for bygg og eiendom en ramme for å beskytte miljøet. Forventningene er blant annet å redusere vår belastning på miljøet og legge til rette for en bærekraftig vekst og økt lønnsomhet.

Alle virksomheter påvirker miljøet gjennom aktivitetene sine. En ISO 14001-sertifisering tar for seg hvordan man kan redusere denne belastningen og omfatter engasjement i beskyttelse av miljøet.

- Her var ingen overraskelser og jeg er fornøyd med resultatet, sier EBE-direktør Bjørn Ove Lid.

Avviket som ble registrert handler om at viktige dokumenter og prosedyrer er lagret på et fellesområde hvor mange har tilgang til opplasting, redigering og sletting.

- Dette viser sårbarhet. All dokumentert informasjon skal være tilstrekkelig beskyttet mot endring og sletting, sier revisjonsleder Marit Anne Stenberg fra Kiwa teknologisk institutt.

– Det er ingen overraskelse at vi fikk avvik på dette punktet, sier direktør Lid.

Etat for bygg og eiendom starter nå gjennomgang av de aktuelle dokumentene.

Bedre arbeidsflyt

Etat for bygg og eiendom får positive tilbakemeldinger for å tenke mer prosesstyrt og mindre organisasjonsstyrt.

- De beste resultatene får vi med fokus på det vi skal levere eller produsere, og da trenger vi god arbeidsflyt på tvers av avdelingene. Det er sjelden én avdeling står for hele leveransen, sier HMS- og kvalitetsrådgiver Siv Janne Sårheim.

Etaten får en merknad for at beslutninger og konklusjoner i det årlige ledermøtet om styringssystemet ikke er gode nok.

- Når det årlige ledermøtet om styringssytemet er avsluttet skal det framkomme både vurderinger og konklusjoner på sakene som er tatt opp. Dette har vi ikke fått godt nok til, sier Sårheim.

Fem forbedringspunkt

Revisjonen, som ble gjennomført i slutten av april, avdekket også fem forbedringspunkt.

Punktene handler blant annet om at arbeidet med ytre miljø må få enda større fokus og at etaten med fordel kan bli bedre til å arbeide med fokus på prosesser, heller enn avdelinger.

Skryt

Etat for bygg og eiendom får skryt for mye av arbeidet som er lagt ned etter sertifiseringen i 2016.

- Det er mye bra her. Et avvik og en merknad er ikke mye, sier revisor Anne-Heidi Evensen Mills i Kiwa teknologiske institutt.

Også direktøren får skryt av revisjonsledelsen. Det er ikke ofte de opplever at ledelsessystemet er så godt forankret i øverste ledelse som hos Etat for bygg og eiendom.

- Vi registrerer at øverste leder viser et godt engasjement. At en leder for rundt 350 mennesker har så god oversikt og kontroll, det skal han ha skryt for, sier revisjonsleder Marit Anne Stenberg.

- Vi er på rett vei

Kvalitets- og HMS-leder Siv Janne Sårheim forteller at revisjoner er svært lærerike og at det er godt å få bekreftet at man er på rett vei.

- Revisjon er ment som en hjelp for å utvikle seg videre framover, sier Sårheim.

Nå planlegges internrevisjoner, før neste revisjon fra Kiwa teknologiske institutt i mai 2018. ISO-sertifikatet er utstedt for tre år om gangen, og 2018-revisjonen blir den siste før et nytt sertifikat kan utstedes.