Gå tilbake til:
Du er her:

Kontraktsoppfølging i fokus

Bergen kommune har de siste årene økt sitt fokus på kontraktsoppfølging. Felles kontraktsadministrasjonsverktøy for hele kommunen ble innført i vår. Innkjøp konsern har opprettet Kontraktservice, en faggruppe for kontraktsoppfølging som kan bistå andre enheter.

Felles kontraktadministrasjonsverktøy for hele kommunen

Systematisk kontraktsoppfølging er en forutsetning både for etterlevelse av regelverket og for at kommunen skal få maksimal verdi ut av inngåtte kontrakter.

Innføring av felles kontraktadministrasjonsverktøy har vært et viktig tiltak for å få oversikt over kommunens samlede portefølje. Kontraktadministrasjonsverktøyet i Bergen kommune benyttes både som oppslagsverk for kommunens kontrakter, og som et verktøy for å gjøre praktiske oppgaver i kontraktsoppfølgingen. Våre felles rutiner for kontraktsoppfølging vil heretter basere seg på bruk av verktøyet. Kommunen har i samarbeid med leverandøren utarbeidet enkelte egne løsninger i verktøyet for å tilpasse systemet til våre behov og rutiner.

Kontraktadministrasjonsverktøyet er integrert med kommunens sak-arkivsystem, noe som bidrar til en mer samordnet praksis når det gjelder dokumentasjon i kontraktsfasen. Generell informasjon om felles rammeavtaler (dvs. informasjon som ikke er taushetsbelagt) er også lagt ut på en offentlig nettside med søkefunksjon, slik at innsyn er tilgjengelig for samarbeidsparter i kommunens innkjøpssamarbeid og andre interesserte.

Kontraktservice

Innkjøp konsern har opprettet en egen faggruppe med navn Kontraktservice. Gruppen har ansvar for oppfølging av sentralt inngåtte rammeavtaler, samt å tilrettelegge system og verktøy for kontraktsoppfølging for kommunens øvrige organisasjon. Kontraktservice har utarbeidet rutiner for kontraktsoppfølging som ligger tilgjengelig på kommunens intranett.

Kontraktservice kan gjennomføre kurs og kompetansehevingstiltak, og bistå andre enheter som har utfordringer knyttet til oppfølging av en bestemt kontrakt. Andre enheter som ønsker å få oversikt over sine kjøp, kan bestille innkjøpsanalyse fra Kontraktservice. Ved hjelp av et analyseverktøy for innkjøpsanalyse gjennomfører Kontraktservice analyser av omsetning over avtale, og samt kontroller knyttet til avtalelekkasje og priser.