Gå tilbake til:
Du er her:

Innføring av verktøy for konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon

Bergen kommune har ferdigstilt den første delen av implementeringen av de elektroniske verktøyene konkurransegjennomføring (KGV)- og kontraktsadministrasjon(KAV).

Implementeringen av verktøyene er i tråd med byrådssakene 150/17 Anskaffelsesstrategi for Bergen kommune 2017-2020 og 1116/17 Nytt regelverk for offentlige anskaffelser – supplerende retningslinjer for anskaffelser til Bergen kommune.

Målsetningen med å ta verktøyene i bruk var å etablere en kvalitetssikring av anskaffelsesprosessen, samt få en samlet oversikt over alle kontrakter og tilhørende betingelser. Verktøyene presenterer en plattform for videreutvikling og optimalisering av prosessene innenfor de ulike fagområdene.

Bergen kommune har aktivt benyttet konkurransegjennomføringsverktøy fra 2011 i Innkjøp konsern, og det er vedtatt at elektronisk gjennomføring av konkurranser ved bruk av verktøyet nå er obligatorisk. I løpet av 2017/2018 er i tillegg kontraktsadministrasjonsverktøyet blitt tatt i bruk i store deler av organisasjonen, og det er kun noen få avdelinger/etater som gjenstår før implementeringen er ferdigstilt.

Innføringen av verktøyene innebærer blant annet at det er etablert felles maler og prosedyrer for konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging. Begge verktøyene er integrert mot det nye arkivsystemet, Bk360. Integrasjonen mot Bk360 er kvalitetssikret av Byarkivet, og sikrer at arkivverdige dokumenter blir arkivert i tråd med Arkivlova.

Opplæring i bruken av de to verktøyene ble gjennomført parallelt vinteren 2018. Det ble satt av to dager til opplæringen, og de fleste av deltakerne gjennomførte kurs i både konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon.

Bergen kommune sin elektroniske verktøykasse inneholder foruten verktøy for konkurransegjennomføring- og kontraktsadministrasjon, bestillingsløsning og innkjøpsanalyseverktøy.

Konkurransegjennomføringsverktøy i Bergen kommune

Konkurransegjennomføringsverktøyet er tilpasset Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter og er integrert med Doffin.no (database for offentlige innkjøp). Verktøyet legger til rette for hel-elektronisk gjennomføring av alle typer kunngjøringer.

Verktøyets funksjonalitet omfatter i hovedtrekk spesifisering av behov, kunngjøring, kommunikasjon, tilbudsinnlevering, evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt, samt overføring av informasjon til kontraktsmodulen. Verktøyet har fokus på å gjenbruke allerede registrerte data fra konkurranser og avtaler. Eksempelvis forenkler og kvalitetssikrer dette konkurransegrunnlag og kontraktinnhold. Det gir også en unik sporbarhet i hendelsesforløpet for de prosessene som har blitt gjennomført.

Elektronisk gjennomføring av konkurranser gir mulighet til å benytte flere innkjøpsprosedyrer enn en kan ved bruk av manuelle prosesser. Bergen kommune benytter i større og større grad den hel-elektroniske prosedyren dynamisk innkjøpsordning. Denne prosedyren gir alle potensielle leverandører innen et gitt segment muligheten til å kvalifisere seg til å delta i kommunens konkurranser. En av fordelene er at det gir små- og mellomstore virksomheter større muligheter til å være med på konkurranser.

I tråd med byrådssakene er retningslinjene at konkurransegjennomføringsverktøyet benyttes i Bergen kommune fra anskaffelsesverdien NOK 100 000.- og oppover. Kommunens retningslinjer tilsier at anskaffelser under nasjonal terskelverdi skal publiseres i Doffin som frivillig kunngjøring.

Gevinstrealisering

Nå som verktøyene er implementert er det naturlig å se på de kortsiktige og langsiktige gevinstene vi forventer. Grunnlaget for gevinstrealiseringspunktene for konkurransegjennomføringsverktøyet er i stor grad basert på Oslo Economic Forum sin rapport «Effekter av digital konkurransegjennomføring», som ble skrevet for Direktoratet for forvaltning og ikt (lenke).

Sentrale gevinster fra rapporten:

Effektive anskaffelser for oppdragsgiver og leverandør

Redusert ressursbruk for oppdragsgivere i konkurransegjennomføringsfasen. Dette omtales også som lavere transaksjonskostnader for oppdragsgivere.

Redusert ressursbruk for leverandører i konkurransegjennomførings-/ tilbudsleveringsfasen. Dette omtales også som lavere transaksjonskostnader for leverandører.

Bedre kjøp

Dette innebærer at riktig vare eller tjeneste kjøpes til riktig kvalitet og pris. Bedre kjøp kan utgjøre en samfunnsøkonomisk gevinst ved at offentlig sektor kjøper de rette varer og tjenester. Det kan også innebære en omfordeling fra leverandører til oppdragsgivere, ved at offentlig sektor får varer og tjenester til bedre betingelser.

Mer lovmessige kjøp

Dette innebærer at oppdragsgiver i større grad gjennomfører anskaffelser i tråd med anskaffelsesregelverket. Mer lovmessige kjøp gir samfunnsmessige gevinster i form av økt tillit, konkurranse, mm. og i form av lavere ressursbruk knyttet til konflikter, klager, rettsaker etc.

Etter at kostnader og investeringer knyttet til anskaffelse av konkurransegjennomføringsverktøyet er trukket fra, er oppdragsgivers estimerte effektiviseringsgevinst mellom 1 000 og 5 000 kroner for en mindre anskaffelse, og opptil 30 000 kroner for en større anskaffelse (utdrag OEF rapport).

Bergen kommune har i første halvår gjennomført ca. 100 konkurranser over nasjonal terskelverdi (større anskaffelser) og ca. 100 anskaffelser under nasjonal terskelverdi (mindre anskaffelser).

Beregning av gevinstrealiseringen er avhengig av oppnådd bruk av verktøyet i den enkelte konkurransen, men implementeringen av verktøyet sikter på å ha høy utnyttelsesgrad av funksjonaliteten i verktøyet. Gevinstrealiseringer blir ikke realisert fra dag 1 og er i tillegg avhengig av brukerferdigheter.