Gå tilbake til:
Du er her:

Krav til internkontrollsystem i barnehager

Alle barnehager er pålagt å ha internkontrollsystem som skal ivareta barnas helse, trivsel, sikkerhet og miljø. Her kan du lese om Miljørettet helseverns krav til barnehagers internkontrollsystem.

Barnehager må ha internkontroll etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Dette står i forskriftens § 4. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at barnehagens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene i medhold av forskriften. Internkontrollen må tilpasses den enkelte barnehage og barnehagens størrelse. Barnehagen skal altså vite hva den skal gjøre, gjøre det, og etterpå kunne dokumentere at det er gjort. Internkontrollsystemet skal redusere risiko for feil og uønskede hendelser, samt gjøre det enkelt å drive kontinuerlig forbedringsarbeid i barnehagen.

Barnehageeiers ansvar

Eier av barnehagen har ansvar for å påse at et internkontrollsystem er etablert. Eier må altså sørge for at styrer har tilstrekkelig opplæring i hvordan utføre internkontroll, opplæring og kunnskap om kravene i medhold av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, og tilstrekkelig tid til å utarbeide og vedlikeholde internkontrollsystemet. Eier har også ansvar for at barnehagen kan følge kravene i medhold av forskriften, for eksempel at bygget holder god nok standard.

Styrers ansvar

Styrer har ansvar for at internkontrollsystemet følges opp. Styrer har også ansvar for å gi eier beskjed dersom barnehagen ikke har godt nok internkontrollsystem, slik at eier kan sørge for at barnehagen får mer ressurser til dette. Dersom eier har gitt styrer nødvendig opplæring og tilgang på ressurser, er det styrers ansvar dersom rutinene ikke følges eller internkontrollsystemet ikke blir revidert. Styrer har ansvar for at de andre ansatte får den nødvendige opplæringen i internkontrollsystemet, og i barnehagens rutiner. Styrer har ansvar for å involvere ansatte og foresatte i barnehagens internkontrollarbeid.

Innholdet i barnehagens internkontrollsystem

Et internkontrollsystem skal inneholde årshjul, skriftlige rutiner, sjekklister, handlingsplaner, dokumentasjon og avviksrutiner. Internkontrollsystemet skal være basert på risikovurderinger.

Rutiner må være skriftliggjort dersom mangel på skriftlige rutiner kan ha negativ innvirkning på barnas miljø. Informasjon om hva rutinene må dekke finnes i forskriftens veileder Miljø og helse i barnehagen.

Risikokartlegging og risikovurdering

Internkontrollsystemet skal være tilpasset barnehagens lokale forhold og de risikoene som kan oppstå i akkurat den barnehagen. Barnehagen må derfor regelmessig gjøre risikokartlegginger. Risikokartleggingen skal vise hvilke risikoer som kan være til stede i barnehagen.

Etter å ha gjort risikokartleggingene skal barnehagen vurdere hver risiko. Risikovurderingene skal være grunnlaget for barnehagens internkontrollsystem. Når internkontrollsystemet baseres på risikovurderinger, sikrer barnehagen at de har oversikt over hvilke risikoforhold som er til stede. Denne oversikten skal deretter benyttes til å prioritere arbeidet med videreutvikling av internkontrollsystemet. Barnehager skal identifisere og vurdere tiltak for å redusere risiko på bakgrunn av kartleggingen. På denne måten sikrer systemet at barnehagen har riktige rutiner og sjekklister for å unngå skader og uønskede hendelser, samt fremme barnas helse og trivsel.

Ved tilsyn vil Miljørettet helsevern se en samlet oversikt over alle identifiserte risikoer i virksomheten. Miljørettet helsevern erfarer at barnehager har gjort mye bra risikokartlegging og -vurdering, men ofte begrenset til sikkerhet på tur, brann og beredskap. Ofte er selve risikovurderingene (med unntak av risiko ved brann), gjort i selve rutinene. Det er få barnehager som har kunnet vise frem en samlet oversikt over identifiserte risikoer. Dette medfører at det er vanskelig både å få oversikt over hvilke risikoer som er kartlagt, og å se at det faktisk ligger en risikovurdering til grunn for den enkelte rutinen. En samlet oversikt gjør det også enklere for nyansatte og vikarer å få oversikt over hvilke risikomoment de skal være spesielt oppmerksomme på.

Vi har utarbeidet et eksempel på en slik risikooversikt/skjema for barnehager. Barnehagene trenger ikke bruke dette eksempelet, de fleste internkontrollsystemer har egne maler for risikokartlegging.

Arbeidstilsynet har utarbeidet gode nettsider om internkontrollsystem og kravene til dette, se www.arbeidstilsynet.no/hms/internkontroll.

Minimumskrav til skriftlige dokumenter og rutiner

Alle dokumenter og rutiner skal utarbeides på bakgrunn av barnehagens risikokartlegging og risikovurdering. Alle barnehager må altså ha rutiner som er tilpasset akkurat deres drift. Miljørettet helsevern har vurdert at alle barnehager minimum trenger følgende dokumenter og rutiner:

Generelle krav til internkontrollsystemet (§§ 4 og 7)

  • Oversikt over innhold i internkontrollsystemet.
  • Oversikt over kartlagte risikoer
  • Skriftlig målsetning for barnehagens internkontrollarbeid for barnas arbeidsmiljø.
  • Organisering og ansvarsfordeling, eventuelt et organisasjonskart.
  • Årshjul for barnehagens internkontrollarbeid inkludert dokumentasjon, oppfølging og evaluering.
  • Rutine for evaluering og oppdatering av, samt opplæring i internkontrollsystemet.
  • Avvikssystem, og rutine for rapportering og behandling av avvik. Det forventes at barnehagen har oversikt over gjentagende avvik.

Opplysnings- og informasjonsplikt (§ 5)

  • Rutiner for når og hvordan informere foresatte og Miljørettet helsevern / kommuneoverlege om forhold ved virksomheten som kan ha negativ innvirkning på helsen til barna.
  • Rutiner for når og hvordan informere foresatte og smittevernoverlege vedrørende smitteutbrudd i barnehagen.

Utforming og innredning (§ 9)

  • Rutiner for innkjøp av innredning og utstyr.
  • Rutiner som sikrer nødvendige tilpassinger og tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne.
  • Rutiner som sikrer at interiør legger til rette for at barna har områder tilpasset både fysisk aktive og rolige aktiviteter.

Mulighet for aktivitet og hvile (§10)

  • Rutiner for tilsyn av barn som sover inne/ute.
  • Rutiner som sikrer at barn får mulighet til pauser, tilpasset aktivitetsnivå.
  • Rutiner som beskriver turvirksomhet.

Måltid (§ 11)

  • Rutiner for lagring, tilberedning, og servering av mat i samsvar med krav og regelverk fra Mattilsynet. (Gjelder også barnehager som kun serverer medbrakt niste.)
  • Rutiner for gjennomføring av måltid.
  • Rutiner som ivaretar barn behov for tilrettelegging av matvarer/innhold (eks. allergi/religion etc).

Psykososiale forhold (§ 12)

  • Rutine som fremmer gode psykososiale forhold og forebygger utstøting, mobbing og vold.
  • Rutine for avdekking og håndtering av utstøting, mobbing og vold.
  • Rutine som sikrer samarbeid med foreldre.

Rengjøring og vedlikehold (§ 13)

  • Rutine som beskriver hvordan renholdet skal utføres og hyppigheten av dette. Hyppighet og omfang av daglig/periodisk renhold må vurderes ut fra barnehagens utforming og godkjent leke- og oppholdsareal.
  • Rutine for ettersyn, vedlikehold og renhold av bygg og tekniske installasjoner (inkludert ventilasjonssystem) samt plan for vedlikehold.
  • Rutiner for ettersyn og vedlikehold av inne- og utendørsområdet.
  • Rutiner for renhold av leketepper, tekstiler og leker.

Sikkerhet og helsemessig beredskap (§ 14)

  • Beredskaps- og varslingsplaner for håndtering av fare- og ulykkessituasjoner.
  • Rutiner og dokumentasjoner vedrørende sikkerhet og helsemessig beredskap skal baseres på gjennomførte risikokartlegginger. Jevnlige risikovurderinger skal legges til grunn for barnehagens forebyggende arbeid.
  • Involvering og opplæring av ansatte i sikkerhet- og beredskapsarbeid.
  • Rutiner for sikkerhet på turer og utflukter.
  • Rutiner for registrering og oppfølging av ulykker, skader og nestenulykker.
  • Sjekklister for sikkerhetskontroll av inne- og uteområdet.
  • Rutine for når lekeplassutstyret skal kontrolleres, og oppfølging og lukking av avvik.

Førstehjelp (§ 15)

  • Rutine for førstehjelpsopplæring (hvem som har opplæring og frekvens for opplæring).
  • Oversikt over innhold i førstehjelpsskrin, og frekvens for kontroll/oppdatering av innholdet.

Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold (§ 16)

  • Rutine for innhenting og håndtering av helseopplysninger om barna, herunder mottak, bruk, lagring og sletting (jf. arkiv- og personvernlovgivning).

Smittevern og hygiene (§ 17)

  • Rutine for når barn bør være borte fra barnehagen på grunn av sykdom (vise til faglige råd fra Folkehelseinstituttet).
  • Rutine/oppslag for håndvask.
  • Rutine/oppslag for stell og bleieskift (inkludert at det alltid brukes engangsunderlag, stellematten desinfiseres etter hver gang og barnets hender vaskes).
  • Rutine/oppslag for vask/desinfeksjon av smitteførende kroppsvæsker (blod, oppkast og avføring).
  • Rutiner for rengjøring av kontaktpunkter, leker og annet utstyr ved smitteutbrudd.
  • Rutine for å forhindre legionellasmitte, dersom barnehagen har dusj/dusjhode.
  • Rutine for tuberkulosekontroll av ansatte.

Røyking (§ 18)

  • Rutine for å informere om totalforbud mot tobakk (tobakk omfatter også snus) på barnehagens område.

Inneklima (§ 19)

  • Beskrivelse av hvordan inneklimaet skal være, inkludert tiltak barnehagen gjør for å oppnå tilfredsstillende inneklima.
  • Rutine for jevnlig inneklimakartlegging, og hvordan ulike inneklimafaktorer skal vurderes.
  • Ved andre risikoforhold som for eksempel radon eller asbest må det utarbeides spesifikke rutiner.

Belysning (§20)

  • Regelmessig vurdering av belysning inne og ute.
  • Dersom barnehagen har lekerom uten naturlig dagslys skal det være beskrevet hvordan barnas oppholdstid i disse begrenses.

Lydforhold (§21)

  • Regelmessig vurdering av lydnivå inne og ute, samt rutine for å beskytte barn fra støy.