Gå tilbake til:
Du er her:

Setter ny standard for kontorarbeidsplasser

Byrådet foreslår ny standard for kontorarbeidsplasser i kommunen. På fremtidens kontor skal de ansatte dele mer, samarbeide mer og ha mer kontakt med kollegene sine. Alle får plass, men det privatiserte cellekontoret blir en sjeldenhet.

  • I en aktivitetsbasert løsning skreddersys arbeidsplassene til den aktiviteten som skal foregå på kontoret.
  • Kontorlokalet tilpasses menneskene og oppgavene som skal løses der.
  • Alle ansatte skal ha tilhørighet til et hjemmeområde eller sone, større eller mindre, alt avhengig av hvilke ønsker man har for samarbeid og grupperinger på arbeidsplassen.
  • Det skal i tillegg være tilstrekkelige støttefunksjoner og variasjon i romtyper slik at det gir hver enkelt medarbeider reell valgfrihet i måter å arbeide på i løpet av arbeidsdagen.
  • Dette innebærer at dersom man ønsker å konsentrere seg, så går man til et stillerom eller cellekontor. Dersom man ønsker jobbe sammen i en gruppe, går man til et prosjektrom. Dersom man skal ha et større møte, booker man et møterom, og dersom man for eksempel ønsker ta en prat over en kopp kaffe, kan man møtes i den sosiale sonen.

Visste du at i gjennomsnitt boltrer hver kontoransatt i Bergen kommune seg på 32,5 kvadratmeter? I fremtiden blir denne arealbruken skrudd ned betraktelig. Fremtidens kontorarbeidsplasser skal som standard ha inntil 23 kvadratmeter for hver ansatt. Dette tallet inkluderer også fellesarealene alle har tilgang til.

Ikke åpent landskap

Byrådet skal neste uke ta stilling til en sak om arbeidsplassutforming i Bergen kommune. Den nye kontorstandarden handler ikke bare om det fysiske arealet, men også å legge til rette for nye måter å arbeide sammen på.

En arbeidsgruppe har sett på ulike løsninger, der både dagens ordning med rene cellekontor og åpne landskap har blitt vurdert. Gruppen, og byråden, har kommet frem til en tredje løsning: Aktivitetsbaserte kontor.

Denne løsningen er valgt for å oppnå:

  • Modernisering og mer effektiv og innovativ tjenesteyting
  • Bedret samarbeid og smart bruk av teknologi
  • Økt trivsel og godt arbeidsmiljø
  • Fysiske rammer som gir høy grad av fleksibilitet og deling
  • Kostnadsreduksjon og redusert miljøbelastning gjennom mer effektiv arealbruk

Ingen kamp om plassene

I denne løsningen skal både hensynet til at noen trenger ro og konsentrasjon, og at vi i andre tilfeller må samarbeide med andre, bli ivaretatt. Løsningen innebærer ikke at du må kjempe om et sete hver morgen. Det skal være totalt 2-3 seter for hver person. Men kommunen skal gå bort fra privatiserte cellekontor. I stedet skal vi bevege oss rundt og benytte de rommene og fasilitetene som best støtter opp om det vi holder på med til en hver tid. Alle vil ha tilhørighet til en "hjemmesone", der vi kan ha skapene våre.

I dag er kontorhverdagen i kommunen preget av at mange har egne cellekontorer, som er privatiserte med stueplanter og private bilder. En egen arbeidsgruppe har sett på løsninger for kontorarbeidsplasser. Gruppen mener dette tar mye plass og er lite fleksibelt. Gruppen mener også at denne måten å organisere kontorer på ikke fremmer deling, samarbeid og kontakt.

Fra 32,5 til 23 kvadratmeter

Ved å redusere arealnormen fra 32,5 kvadratmeter per ansatt til 23 kvadratmeter kan utgifter til kontorleie og energi for en arbeidsplass med 100 ansatte bli redusert med 1,9 millioner kroner. Arbeidsgruppen mener at det også må være et mål at vi deler på areal og utstyr i større grad enn i dag. Registreringer viser at mange kontorarbeidsplasser står tomme. I snitt er en kontoransatt en tredel av tiden ved pulten. Resten av tiden er vi andre steder på huset eller på farten.

Ansatte får være med å påvirke

Den nye standarden gjelder når nye kontorarbeidsplasser blir opprettet. Den blir tatt i bruk etter hvert som noen av oss skal inn i nye lokaler på grunn av flytting, rehabilitering eller omorganisering.

Kommunens arbeidsplasser er forskjellige. Når en avdeling skal flytte inn i nye lokaler, blir det gjennomført en kartlegging som ivaretar behovet den enkelte avdelingen har. Hver enkelt arbeidstaker kan påvirke hvordan sin arbeidsplass blir seende ut.

Etter modell av nytt regjeringskvartal

Arbeidsgruppen har bestått av representanter fra flere avdelinger i Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eierskap. Deltakerne i gruppen har vært fra HR konsern, Etat for utbygging, Etat for bygg og eiendom, Seksjon for digitalisering og innovasjon konsern, ledende hovedverneombud og Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning.

Gruppen har fått bistand fra konsulentfirmaet tegn_3 AS. Dette selskapet har vært med på å gi råd til andre store offentlige aktører. Blant annet har de hjulpet Statsbygg med å utforme arbeidsplassene i det nye Regjeringskvartalet.

Saken har vært behandlet i hovedarbeidsmiljøutvalget som gav sin tilslutning til hovedkonseptet for hvordan kontorarbeidsplasser skal utformes i kommunen.