Gå tilbake til:
Du er her:

Bystyrets kontor – hva gjør vi

Dette er informasjon til folkevalgte som bruker lokalene som disponeres av Bystyrets kontor: Magistratbygningen, Det gamle Rådhus og Hagerupsgården.

Besøk våre hjemmesider for mer informasjon. Her finner du blant annet informasjon om våre ansatte og mer om avdelingens ansvar og oppgaver.

BYSTYRETS KONTOR

Besøk våre hjemmesider for mer informasjon. Her finner du blant annet informasjon om de ansatte og mer om avdelingens ansvar og oppgaver.

Bystyrets kontor – hvem er vi og hva gjør vi?
Som administrasjon for bystyret har Bystyrets kontor ansvar for den daglige driften av bystyret og bystyrets organer, opplæring av folkevalgte, gjennomføring av valg og informasjon til byens befolkning om det politiske system og aktiviteten på bystyresiden. En hovedoppgave er å ivareta faglige, formelle og administrative oppgaver ved forberedelse og gjennomføring av møtene i bystyret og andre politiske utvalg. Dette innebærer at vi ivaretar saksflyten fra innstillinger blir avgitt til melding om vedtak er tilbakesendt de som har opprettet sakene.

Bystyrets kontor tilrettelegger for ordførerens aktiviteter.

De ansatte ved Bystyrets kontor har sine kontorer i Magistratbygningen. De aller fleste hel- og deltidspolitikere, samt gruppesekretærer har også kontor i Magistratbygningen. Noen politikere er tildelt kontorer i Hagerupsgården.

Bystyrets kontor har egen ekspedisjon som er betjent mellom kl. 08.00 – 15.30 (sommertid 01.04 – 30.09 til kl. 15.00). Telefon 55 56 64 04 betjenes kl. 09.00 – 11.00 og kl. 12.00 – 14.00.

Hva kan dere forvente av støtte fra vårt kontor?
En viktig oppgave for oss er å bistå med praktisk og faglig hjelp knyttet til behandling av saker i bystyret og dets organer. Vi sørger for at dere får riktige dokumenter til riktig tid.

Vi kan bidra med å innhente supplerende informasjon, administrere arbeidsgrupper/ møter og gi råd mht. bestemmelser og prosedyrer for behandling av saker i og mellom organene.

Vi kan bistå politikere og utvalgsledelse med innhenting av informasjon i saker som utvalget selv ønsker å sette på dagsorden. Denne oppgaven ivaretas i hovedsak av utvalgsrådgiverne.

Vi kan også gi råd og veiledning om hvilke plikter og rettigheter dere har som folkevalgte og gruppesekretærer.

Informasjon fra ekspedisjonen
I ekspedisjonen kan du få hjelp til oppslag, for eksempel fremhenting av eldre saker og andre søk på nett. Kan ikke forespørselen håndteres her vil du bli henvist til andre i administrasjonen som kan hjelpe. Vår hjelp er avgrenset til informasjonssøk som har sammenheng med arbeid knyttet til aktiviteter i bystyret og dets organer.

Det kan ta tid å finne frem til eldre materiell, så send gjerne bestillingen pr. e-post, så får du svar så snart vi har søkt frem den informasjonen som etterspørres.

Melding om fravær til ekspedisjonen – for hel- og deltidspolitikere
Dersom du er ute eller opptatt i møte, må du fraværsmarkere deg og/eller viderekoble telefonen til ekspedisjonen evt. gruppesekretær.

Meld fra til ekspedisjonen når du kommer og går, og gi beskjed når du sitter opptatt i møter. Den enkleste måten å gjøre dette på er å benytte Outlook, og holde den oppdatert med alle avtaler og aktiviteter. Den enkelte oppfordres til å dele sin Outlook-kalender med ekspedisjonen ved Bodil Vetaas. Ekspedisjonen kan da yte god service til dere og til alle som ønsker kontakt med dere folkevalgte.

Som hovedregel skal telefonen gå direkte til den enkelte når dere er tilstede på kontoret og ikke har møter/besøk.

Post
Inngående: Utenfor ekspedisjonen har hvert parti egen posthylle
Utgående: Post som angår bystyregruppens arbeid kan sendes i konvolutter merket Bystyrets kontor, og belastes vårt kontor. Post av mer partimessig karakter skal sendes i partienes egne konvolutter og frankeres med egne frimerker.

Kopiering
I Magistratbygningen er det kopimaskiner i 1. og 2. etasje som kan benyttes til bystyregruppenes arbeid. Kopimaskinene krever egen, personlig kode.

Utsending av møtedokumenter
Utsending av møtepapirer foregår elektronisk. De folkevalgte må laste ned møtedokumentene selv til egne pcer og/eller nettbrett. Bystyrets kontor betaler lisensen for programvaren og kompenserer økonomisk for at de folkevalgte må bruke privat utstyr for å lese sakspapirene.

Problemer med pc eller telefon
Får du problem med pc, nettbrett eller telefon skal du kontakte Helpdesk på tlf. 55569999.

Rekvisita
Kontorrekvisita finnes i ekspedisjonen til Bystyrets kontor. Kopipapir er lagret ved kopimaskinene.

Kjøkken
Alle kan benytte kjøkken og kjøkkenutstyr som er disponibelt i 1. etasje og på loftet i Magistratbygningen og i Hagerupsgården. Alle har ansvar for å rydde etter seg. Bystyrets kontor holder orden på kjøkkenet i 1. etasje. På kjøkkenet på loftet og i Hagerupsgården har alle et felles ansvar for å sette på og tømme oppvaskmaskinen.

Bosshåndtering
Hvert kontor har eske for resirkulering av papir. Hver og en skal tømme papiravfall i gjenbrukscontainer som står i kjelleren i Magistratbygningen. Tilgang til bossrommet er via kjøkkenet i 1. etasje.

Alt annet boss kildesorteres og kastes i bosspann som er plassert i både i Magistrat-bygningen, i Det gamle Rådhus og i Hagerupsgården .

Hva gjør vi ikke?
Vi lager ikke kaffe eller bestiller mat til møter og andre aktiviteter som ikke er direkte knyttet til bystyret og dets organer. Dette må ivaretas av heltids/deltidspolitikerne og gruppesekretærene selv, og dekkes av partienes midler. Det samme gjelder kopiering og utsendelser.