Gå tilbake til:
Du er her:

Barnehage og skole registrerer kontaktopplysninger om barn og foresatte. Opplysningene registreres i fagsystemene IST barnehage- og SFO og Extens (skole). Registreringen er hjemlet i Personopplysningsforskriften , Barnehageloven og Opplæringslova.
Navn og adresse vil hver natt korrigeres mot innbyggerregisteret i Bergen. Ved adresseendring er det viktig at foresatte melder dette til Folkeregisteret.

Barnehage:
Når et barn søker barnehageplass, registreres følgende opplysninger i fagsystemet IST barnehage:

  • Barnets navn, adresse og fødselsnummer
  • Foresattes navn, adresse, fødselsnummer, telefon og eventuelt e-postadresse dersom dette er oppgitt i barnehagesøknaden.

Papirdokumentasjon for å få prioritet til barnehageplass eller redusert barnehagebetaling oppbevares hos Seksjon barnehage. Mapper på barnehagebarn kan ikke overføres til skolen.

Skole:
Ved innskriving i skolen registreres følgende opplysninger i fagsystemet Extens:

  • Elevens navn, adresse, fødselsnummer og språk.
  • Foresattes navn, adresse, fødselsnummer og eventuelt telefon og e-postadresse dersom dette er oppgitt.

Ut fra opplysninger i Extens genereres brukerkontoer og tilgang til læringsplattformen Its learning. Fravær registreres i Its learning og overføres til Extens.

Når elevene får karakterer i ungdomsskolen, føres disse også inn i Extens. Karakterer og vitnemål skrives ut fra Extens.
Ved overgang til videregående skole sendes karakterer. elevens navn, fødselsnummer, basisgruppe og kontaktlærer til VIGO (system for å behandle søknader til videregående skoler). Foresatte skal undertegne en samtykkeerklæring før opplysningene overføres.

SFO/skolefritidsordning:
Ved søknad om SFO-plass registreres følgende opplysninger i IST SFO:

  • Elevens navn, adresse og fødselsnummer
  • Foresattes navn, adresse, fødselsnummer og e-postadresse.

Elevmapper:
I tillegg til kontaktopplysninger er det i skolen opprettet elevmapper der evt. individuelle opplæringsplaner, sakkyndige vurderinger, hjelpetiltak av faglig og sosial karakter, rapporter om gitt spesialundervisning, morsmålsundervisning, fravær m.m. lagres. Elevmapper vil følge eleven ved skolebytte innen kommunen. Bare opplysninger som har betydning for elevens videre skolegang skal overføres. Opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold ansees likevel ikke som nødvendig for elevens videre skolegang dersom ikke overføringen skyldes slike forhold. Slike opplysninger skal vanligvis ikke overføres til annen skole.

Ved flytting til en grunnskole i annen kommune eller til en privatskole, skal bare opplysningene som har betydning for elevens videre skolegang oversendes i kopi. Overføring av dokumenter med sensitive opplysninger krever samtykke av foresatte.  Elevmapper kan ikke overføres til videregående skole.

Kriterier og vilkår

Foresatte har innsynsrett i barnehagens og skolens registrerte opplysninger. Ønsker en innsyn, må en be om dette skriftlig.

Om søknadsprosessen

Ønske om innsyn i registrerte personopplysninger:

  • I barnehage
    Ønsker du innsyn i registrerte personopplysninger om barn i barnehage og om barnehageopptak, må du ta skriftlig kontakt med:
    Seksjon barnehage,
    Postboks 7700,
    5020 Bergen
  • I skole
    Ønsker du innsyn i registrerte personopplysninger om elever i skolen, må du ta skriftlig kontakt med den enkelte skole.
    Oversikt over grunnskoler i Bergen

Avvik

Dersom et informasjonssystem brukes i strid med fastlagte rutiner eller det skjer sikkerhetsbrudd, skal det behandles som avvik.
Det er viktig at alle avvik meldes slik at vi kan fjerne årsaken til avviket og hindre gjentakelse.

Mener du at det har skjedd avvik eller et regelbrudd, kan du melde dette til Fagavdeling barnehage og skole på et eget avviksskjema.

Saksbehandling

Den behandlingsansvarlige skal svare på henvendelser om innsyn senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn.

Dersom særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen 30 dager, kan gjennomføringen utsettes inntil det er mulig å gi svar. Den behandlingsansvarlige skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Har du spørsmål?

Kontakt Fagavdeling barnehage og skole

Vis i kart

Besøksadresse:
Nøstegaten 58A - Vi holder åpent fra 08:00 til 15:00.

Telefonen betjenes fra 07:45 til 15:00.