Sende elektronisk faktura til kommunen

Bergen kommune følger DIFI-standard for elektronisk faktura. Faktura, som bryter retningslinjene våre, regnes ikke som mottatt.

Følgende enheter i kommunen bruker EHF:

• Bergen kommune - org.nr. 964338531
• Bergen og omland havn AS – org.nr. 918404635
• Bergen og omland farvannsforvaltning IKS – org.nr. 922741972

Fakturaadresse for Bergen kommunes hovedorganisasjonsnummer (org.nr. 964338531) er:

Navn på bestillende enhet
Bergen kommune
Serviceboks 7880
5020 BERGEN

Bergen kommune har følgende retningslinjer for faktura:

• Bestillinger utenom faste avtaler skjer ved bruk av rekvisisjon.
• Vi har 30 dagers betalingsfrist. Fristen løper fra datoen korrekt faktura er mottatt. Andre betalingsfrister avtales spesifikt.
• Kreditnotaer betales ikke ut fra leverandør, men avregnes på reskontro.
• Purringer/inkasso leveres på papir/epost.
• Faktura som ikke oppfyller retningslinjene for fakturering blir ikke betalt. Leverandør må da sende korrekt faktura med ny dato og forfall. Kreditnota skal ikke lages.
• Det skal ikke delkrediteres til kommunen. Ved feil, reklamasjon, erstatning eller prisavslag skal leverandør kreditere fullstendig beløp og sende ny korrekt faktura.

Faktura til Bergen kommune må merkes slik:

• Kommunens organisasjonsnummer
• Telefon og epost til kontaktperson hos leverandør
• Navn på bestiller og ressursnummeret til fakturabehandler. Ressursnummeret består av 5 eller 6 siffer. Det skal inn i feltet <cbc:BuyerReference>xxxxxx<. Bruk bare numeriske ressursnummer. 

Brukes andre ordresystem enn e-handel, skal leverandør bruke angitt ordrenummer for å merke faktura. Ordrenummeret skal føres i feltet «orderreference ID». Dette skal fremgå av avtalen eller angis av kommunen før leverandør fakturerer.

Bestillers navn skal legges i feltet «party.contact.name».

Kreditnota skal ha oppdragsgivers ressursnummer i feltet <cbc:BuyerReference>xxxxxx<, feltet «order.reference» skal være tomt. Referer til hvilket fakturanummer det gjelder.

Faktura til samarbeidsparter, nevnt særskilt i kontrakt, skal ikke sendes til kommunen. Leverandøren må avklare fakturaadresse og -format med den enkelte samarbeidspart. Utestående ordnes direkte mellom bestillende enhet og leverandøren.

• Kontraktsnummer skal påføres faktura. Plassering på faktura skal være i tråd med denne veilederen.
• Ved innkjøpsordrer, som mottas elektronisk fra vår e-handelsløsning skal ordrenummer angis.
• Brukes andre ordresystem enn e-handel, skal leverandør bruke spesifikt angitt ordrenummer for å merke faktura. Ordrenummeret skal angis i feltet «orderreference ID». Dette skal fremgå av avtalen eller angis av kommunen før faktura sendes.
• Ti år må gå mellom hver gang fakturanummer blir brukt på nytt.
• For fakturaer med prekonteringsløsning, skal serienummer el. annen unik ID for kostnadene legges i feltet «invoice.accounting.cost».
• Behov for mer informasjon på faktura, skal fremgå av avtalen eller angis av kommunen før faktura sendes. Eks.: målepunkt-ID, bilnr. o.l.
• Beløp under 50 kr skal normalt ikke faktureres, men overføres neste faktura.

Bare faktura fra avtaleleverandør skal til kommunen. Underleverandør fakturerer direkte til avtaleleverandør, som siden fakturerer videre til kommunen etter avtalen.

Er du leverandør og skal sende en faktura til kommunen som gjelder en innbygger som bruker våre tjenester, har vi noen retningslinjer som du må følge.

Klientfaktura er en faktura som er adressert til Bergen kommune, men som gjelder en bestemt klient eller bruker av våre tjenester.

Følgende bestemmelser gjelder for klientfaktura:

• Klientnummer skal påføres klientfaktura. Henvendelser vedrørende riktig klientnummer rettes til den resultatenheten i Bergen kommune som bestilte tjenesten/varen.
• For å ivareta taushetsplikt må ikke navn, initialer, fødselsdato, privat adresse og annen informasjon som kan identifisere klienten fremgå av faktura.
• Klientfaktura sendes via elektronisk handelsformat (EHF).
• Faktura som ikke kan pseudonymiseres, og faktura som er adressert/stilt direkte til klient, skal sendes per post til resultatenheten som bestilte tjenesten/varen.

Leverandører, som ikke kan fakturere i elektronisk handelsformat, kan bruke vår fakturaportal. Her registrerer du faktura og laster opp vedlegg

Du kommer til fakturaportalen ved å klikke på boksen "lag en elektronisk faktura".