Gå tilbake til:
Du er her:
Vigilo

Digital kommunikasjon mellom kommunale barnehager/skoler og foreldre i Bergen foregår via Vigilos kommunikasjonsløsning. Den lukkede løsningen sikrer personvernet, er trygg og effektiv, og samler all kommunikasjon på ett sted. Løsningen erstatter kommunikasjon via ranselpost, e-post og SMS. 

Vigilo har siden 2019 vært Bergen kommunes oppvekstadministrative system. I Vigilo ligger opplysninger om alle barn i Bergen kommune og foreldrene deres. Personopplysninger hentes fra sentralt folkeregister, og kontaktopplysninger (e-post og mobilnummer) hentes fra kontakt- og reservasjonsregisteret. Vi er derfor trygge på at informasjon går til rette mottakere.

Kommunen bruker Vigilo til å motta søknader om barnehageplass og SFO-plass, søknader om redusert betaling og fakturahåndtering.

Kommunale skoler bruker Vigilo til administrasjon av skolehverdagen, for eksempel til plassering av elever, timeplaner, fraværsregistrering, karakter og vitnemål. Skolene bruker også Vigilo i forbindelse med gjennomføring av nasjonale prøver, eksamen og rapportering til ulike nasjonale register, for eksempel vitnemål for opptak til videregående opplæring.

I Vigilo ligger oversikt over hvilken skole og klassetrinn et barn tilhører. Dette gir grunnlag for tilgang til itslearning og andre digitale løsninger som elvene i bergensskolen benytter.

Kommunikasjonsløsningen 

Kommunikasjonsløsningen er en egen del av Vigilo. Den brukes til digital kommunikasjon mellom barnehage, skole og SFO, og hjemmet.

I tillegg til meldinger, fravær og nyheter, vil det med kommunikasjonsløsningen også komme nye muligheter. For eksempel vil barnehage og SFO kunne sjekke inn/ut barn i Vigilo, og skolene kan dele timeplaner, fraværsoversikt og karakterer med foreldre.

Personvernet og informasjonssikkerheten til innbyggerne i kommunen er viktig, og både forvaltningsloven, personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) stiller strenge krav til kommunens behandling av personopplysninger. 

For å sikre trygg og effektiv kommunikasjon mellom hjem, barnehage og skole, bruker Bergen kommune Vigilos kommunikasjonsløsning. Kommunikasjonen i Vigilo foregår bak innlogging og erstatter mindre sikre kommunikasjonsplattformer som e-post, SMS og ranselpost.

Ved å bruke en lukket løsning er Bergen kommune i stand til å behandle personopplysninger på en forsvarlig måte. Det bidrar også til å sikre at de ansatte overholder taushetsplikten (forvaltningsloven §13).

Du har tilgang til kommunikasjon og informasjon gjennom Vigilo foreldreportal og Vigilo app

Vigilo foreldreportal

Du logger deg inn i Vigilo foreldreportal via ID-porten, på siden https://vigilo.no/bergen. Foreldreportalen er tilgjengelig både på PC og i nettleser på smarttelefon eller nettbrett. For smarttelefon anbefales imidlertid Vigilo app (se under).  

Log-in Vigilo
Log-in Vigilo

Se også hjelpeartikkel om innlogging i foreldreportalen i Vigilo hjelpesenter.​

Husk å logge deg ut av Vigilo foreldreportal og lukke nettleseren når du har gjort det du skulle.

Vigilo app

Vigilo app er et alternativ til foreldreportalen på web. Du laster den ned gratis på App Store (iOS), Google Play (Android) eller App Gallery (HarmonyOS).

Du logger deg inn første gang via ID-porten. Da må du opprette en firesifret PIN-kode som du skal bruke når du logger deg inn neste gang. Alternativt kan du aktivere biometrisk innlogging.  ​

Se også hjelpeartikkel om nedlasting og førstegangs innlogging i Vigilo app i Vigilo hjelpesenter.​

Det er kun foreldre med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret som får tilgang til informasjon om egne barn i Vigilo Foreldreportal og Vigilo app. 

Hovedregelen er at foreldre med foreldreansvar har krav på samme informasjon fra barnehagen eller skolen om sitt barn. Hvis den ene av foreldrene har foreldreansvar alene, har den andre forelderen likevel rett på informasjon. I slike tilfeller må du spørre om det konkret, jf. barnelova § 47, og ikke som løpende oppdateringer.

Foreldre kan også selv søke om å justere foreldreansvaret. Les mer om hva foreldreansvar er, og hvordan foreldre kan søke om å få felles foreldreansvar her.

Personer som ikke er definert som foreldreansvarlige, kan ha behov for å vite om det skjer noe særskilt akkurat de dagene når de har omsorg for barnet. Dette kan eksempelvis være steforeldre, besteforeldre eller en nabo som skal passe barnet. Det blir ikke gitt tilgang til foreldreportalen denne gruppen omsorgspersoner. For barnehager er årsplaner og månedsplaner tilgjengelig. For skoler er ukeplaner tilgjengelig på skolens nettside. Utover dette er det mulig å ta direkte kontakt med barnehagen eller skolen per telefon.

Du må være oppmerksom på hvilken type informasjon du sender via Vigilo, enten som del av en melding eller som vedlegg. 

Visse kategorier av personopplysninger kalles i personvernforordningen for særlige kategorier av personopplysninger. Slike personopplysninger skal aldri sendes via Vigilo. De kategoriene av opplysninger dette gjelder er: 

  1. opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse
  2. opplysninger om politisk oppfatning
  3. opplysninger om religion
  4. opplysninger om filosofisk overbevisning
  5. opplysninger om fagforeningsmedlemskap
  6. genetiske opplysninger
  7. biometriske opplysninger (når behandlingsformålet er entydig å identifisere noen)
  8. helseopplysninger - unntak for barnehage se 7. Barnehage: nyheter, meldinger, fraværsmeldinger og helseopplysninger lenger nede på denne siden
  9. opplysninger om seksuelle forhold
  10. opplysninger om seksuell legning

Dersom du mener at det er behov for å dele denne typen personopplysninger med skolen eller barnehagen, må du bruke kontaktskjema:

Du må logge inn via ID-porten for tilgang til kontaktskjema. Ved å benytte kontaktskjema sikres trygg behandling av opplysningene du sender til barnehagen eller skolen.

Det finnes også en rekke andre tilfeller som ikke involverer personopplysninger i de særlige kategoriene, men hvor du likevel skal bruke kontaktskjema. Eksempler er ved problematiske forhold på skolen som involverer navngitte elever eller ansatte, individuelle opplæringsplaner og enkeltvedtak, mistrivsel, krenke- og mobbesaker, og informasjon om personlig økonomi. 

Bruk kontaktskjema dersom du er i tvil. 

Meldingssystemet er ikke ment som erstatning for det fysiske møtet mellom foreldre/foresatte og skolen eller barnehagen. Du har fremdeles anledning til å ringe eller be om et eget møte med barnehagen eller skolen.

Du kan også sende fysiske brev til skolen eller barnehagen. Bruk denne adressen til felles postmottak:

{Navn på skole/barnehage}
Postboks 7700
5020 BERGEN

Nyheter

Kontaktlærer, rektor eller andre ansatte ved skolen kan publisere innlegg som blir tilgjengelig under ‘Siste nytt’ i Vigilo foreldreportal og ‘Nyheter’ i Vigilo app. Slike innlegg kan bestå av både tekst og bilder, og også ha filer til nedlasting lagt ved. Skolen bruker i hovedsak ‘Nyheter’ for å gi informasjon om en større gruppe elever, typisk en klasse, et trinn eller hele skolen. ​

Hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter: 

Meldinger

Foreldre/foresatte kan opprette og sende nye meldinger til alle ansatte ved skolen eller besvare meldinger fra skolen.

SFO har et felles meldingsmottak, så om du skal sende melding til SFO, velger du “Enhet = SFO”. Alle ansatte på SFO mottar da meldingen din. Du kan ikke bruke Vigilo for å sende melding til en spesifikk ansatt på SFO.

Meldinger inneholder alle meldingstråder som du er del av. Også medforeldre til eget barn kan velges som mottaker av melding, men foreldre kan imidlertid ikke sende meldinger til andre foreldre de ikke har felles barn med.

Hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:

Meldinger du sender til skolen kan leses av de ansatte ved skolen du velger som mottaker, i tillegg til barnets kontaktlærer og skolens ledelse. 

Enkelte opplysninger skal du ikke dele med skolen via meldinger, eller vedlegg til meldinger, i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se ‘Hva kan du skrive i Vigilo?’ for mer informasjon.

Du kan ikke selv slette en melding, eller vedlegg, du har sendt til skolen via Vigilo. Du må derfor kontakte skolen dersom du ønsker å få slettet en melding, men vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer. 

Melde fravær​

Er barnet ditt borte fra skolen, melder du fraværet ved å sende en fraværsmelding til kontaktlærer. Dette gjør du fra menypunktet Melde fravær i foreldreportalen. Fraværsmeldinger du sender til skolen kan leses av barnets kontaktlærer, skolens ledelse, og barnets andre registrerte foreldre. 

​Enkelte opplysninger skal du ikke dele med skolen via fraværsmeldinger, eller vedlegg til fraværsmeldinger, i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se ‘Hva kan du skrive i Vigilo?’ ovenfor for mer informasjon.

Du kan ikke selv slette en fraværsmelding, eller vedlegg, du har sendt til skolen via Vigilo. Du må derfor kontakte skolen dersom du ønsker å få slettet en fraværsmelding. Vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer. 

Hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:

Nyheter

Styrer eller andre ansatte i barnehagen kan publisere innlegg som blir tilgjengelig under Siste nytt i Vigilo foreldreportal og Nyheter i Vigilo app. Innlegg kan bestå av både tekst og bilder, og ha filer til nedlasting lagt ved. Barnehagen legger ut slike innlegg i hovedsak når de skal dele informasjon som gjelder en større gruppe barn, for eksempel en avdeling eller hele barnehagen. 

Se også hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:

Meldinger

Foreldre kan opprette og sende nye meldinger til barnehagen, eller besvare meldinger fra barnehagen.  Alle ansatte i barnehagen kan lese meldinger som du sender til barnehagen via Vigilo. 

Meldinger inneholder alle meldingstråder som innlogget bruker er del av. Du kan også velge personer som du har felles foreldreansvar med, som mottaker av meldingene du sender. Du kan imidlertid ikke lese eller sende meldinger til foreldre du ikke har barn med. ​

Se også hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter: 

Enkelte opplysninger skal du ikke dele med barnehagen via meldinger, eller vedlegg til meldinger, i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se Hva kan du skrive i Vigilo? for mer informasjon.  

Du kan ikke selv slette en melding, eller vedlegg, du har sendt til barnehagen via Vigilo. Du må derfor kontakte barnehagen dersom du ønsker å få slettet en melding. Vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer.  

Melde fravær

Er barnet ditt borte fra barnehagen, melder du fraværet ved å sende en fraværsmelding til barnehagen. Dette gjør du fra menypunktet Melde fravær i foreldreportalen. Alle ansatte i barnehagen har tilgang til slike fraværsmeldinger. Det er tilstrekkelig å oppgi fraværskode, du trenger ikke oppgi årsak til fravær eller skrive inn andre tilleggsopplysninger. 

Enkelte opplysninger skal du ikke dele med barnehagen via fraværsmeldinger i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se Hva kan du skrive i Vigilo? for mer informasjon. 

Du kan ikke selv slette en fraværsmelding du har sendt til barnehagen via Vigilo. Du må derfor kontakte barnehagen dersom du ønsker å få slettet en fraværsmelding. Vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer.   

Se også hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter: 

Helseopplysninger og allergier - prøves ut i noen barnehager 

Gjelder dette i din barnehage, ta kontakt med styrer om du har spørsmål.  

Om du ikke ønsker å legge inn data, svarer du “Nei” i skjemaet når du logger inn i Vigilo for første gang.  

Formålet med registreringen er å sikre at alle ansatte har nødvendig informasjon om barnet, dersom det skulle oppstå en situasjon i barnehagetiden.  Dette er hjemlet i barnehageloven §2 og forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skole §16.  

Foreldre kan legge inn allergier og tilstander, men skal kun dele informasjon som de ansatte trenger å vite mens barnet er i barnehagen.   

  • Du skal kun markere aktuelle koder – ikke legg til flere opplysninger.  
  • Om det er behov for mer informasjon og praktiske opplysninger, legger barnehagestyrer det inn - i samarbeid med foreldre. 
  • Om du er usikker på hva du kan dele eller om du ikke ønsker å registrere helseopplysninger, kontakt styreren i din barnehage. 
  • Om du endrer eller legger til opplysninger, skal du alltid også muntlig informere om dette til styrer eller pedagogisk leder. 

I Vigilo-appen får barnehageforeldre opp et rødt varsel som ikke forsvinner selv om de har lest nye meldinger/kunngjøringer og nyheter. Dette gjelder i en midlertidig periode.

Varselet ligger i Vigilo-appen fordi Bergen kommune har valgt ikke å ta i bruk funksjonen "Helseinformasjon i Vigilo". Bakgrunnen til at  alle barnehagene ikke bruker funksjonen er vurderinger rundt hvilken informasjon vi kan og skal lagre om barn i Vigilo.

Vigilo AS jobber med å fjerne varselet. Inntil det er utbedret er konsekvensene at varselet ikke fjernes. Bergen kommune følger dette opp for å sikre at utbedring skjer så raskt som mulig.

Beklager den ulempen det medfører for foreldre som skal bruke appen.

Bergen kommune skal følge nasjonale retningslinjer for universell utforming av digitale løsninger ut mot innbyggerne.

Vi har sammen med leverandør hatt stort fokus på å teste Vigilo foreldreportal og apper, opp mot WCAG-krav.

Dette er et omfattende og kontinuerlig arbeid, og vi kan ikke utelukke at det er/oppstår mangler i forhold til universell utforming som vi ikke har fanget opp i tester.

Vi setter derfor stor pris på tilbakemeldinger. Ta kontakt via Innbyggerservice om dere opplever utfordringer når det gjelder universell utforming og brukervennlighet, eller at løsningen ikke er i henhold til nasjonale krav. Dette bidrar til at vi får økt innsikt, bedre testrutiner og et bedre system. som formidler innspillene videre.

Vil du lese mer om universell utforming av IKT og hva vi krever av leverandørene våre, kan du gå inn på www.bergen.kommune.no/uu

Lurer du på noe? Innbyggerservice hjelper deg gjerne!

Telefon: 55 56 55 56 - fra kl. 08:00 til kl. 15:30
E-post: innbyggerservice@bergen.kommune.no
Besøksadresse: Kaigaten 4

Trenger du hjelp med det tekniske? Kontakt Vigilo hjelpesenter

Bergen kommune har som mål at informasjonssikkerhet og personvern skal være en naturlig del av virksomheten.  Les mer om hvordan kommunen håndterer personopplysninger.

Kontaktinformasjon for henvendelser om behandling av personopplysninger:

  • Epost:                postmottak@bergen.kommune.no
  • Telefon:             55 56 55 56
  • Brev:                   Bergen kommune, Postboks 7700, N-5020 Bergen

Behandlingsgrunnlag og behandlingsansvarlig

For at behandlingen av personopplysninger skal være lovlig, må det foreligge et behandlingsgrunnlag. Behandling av personopplysninger i skole vil primært skje som et ledd i å tilby en lovpålagt tjeneste som er regulert i opplæringsloven med forskrifter. Kommunen kan også bruke samtykke som behandlingsgrunnlag for å behandle personopplysninger, eksempelvis for deling av bilder. 

Bergen kommune er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger som skjer i kommunikasjonsmodulen Vigilo.

For mer informasjon om behandlingsgrunnlag og behandlingsansvarlig, se personvernerklæringen for Bergen kommune.

Hvor hentes personopplysningene fra?

I Vigilo hentes personopplysninger fra Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. Dette inkluderer opplysninger som navn, fødselsnummer, e-postadresse, familierelasjoner og bostedsadresse. I tillegg behandles opplysninger som registreres av ansatte ved skolen, og opplysninger som sendes til skolen fra foreldre via Vigilo foreldreportal eller Vigilo app. 

Du kan selv endre opplysninger i folkeregisteret og KRR Kontakt- og reservasjonsregisteret. Verken skolen eller kommunen sentralt kan gjøre dette for deg. 

Endre opplysninger i Folkeregisteret:  www.skatteetaten.no/person/folkeregister/

Endre opplysninger i Kontakt- og reservasjonsregisteret:  www.norge.no/nb/oppdater-kontaktinformasjon 

Rettighetene dine

Når personopplysninger om deg samles inn og brukes, har du en rekke rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen:

Innsyn i personopplysninger (personvernforordningen artikkel 15)
Når kommunen behandler personopplysninger om deg, har du rett til å vite hvilke opplysninger som behandles, hva opplysningene brukes til og hvor lenge de lagres. 

Retting av personopplysninger (personvernforordningen artikkel 16)
Dersom kommunens opplysninger om deg ikke er riktige, har du rett til å få korrigert dem. Det gjelder også dersom kommunen ikke har fullstendige opplysninger om deg.

Sletting av personopplysninger (personvernforordningen artikkel 17) 
Du kan ha rett til å få slettet opplysningene om deg selv. Dersom du mener kommunen behandler informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven. 

Begrenset behandling av personopplysninger (personvernforordningen artikkel 18) 
I visse tilfeller kan du kreve at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Dette kan for eksempel skje om du mener at personopplysningene dine ikke riktige, og det vil ta tid for kommunen å vurdere dette. 

Protest mot behandling av personopplysninger (personvernforordningen artikkel 21) 
Du kan protestere på at kommunen behandler opplysninger om deg. Retten din gjelder ikke dersom kommunen er pålagt gjennom lov å behandle opplysningene. 

Du kan lese mer om rettighetene din og hvordan du kan utøve disse rettighetene i personvernerklæringen for Bergen kommune

Klage

Du kan klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med hvordan kommunen behandler personopplysningene dine, eller du mener behandlingen strider med personvernreglene. Informasjon om hvordan du går frem for å klage finner du på nettsidene til Datatilsynet

Du kan også kontakte personvernombudet i Bergen kommune for bistand.