Digital kommunikasjon mellom kommunale barnehager/skoler og foreldre i Bergen foregår via Vigilos kommunikasjonsløsning. Den lukkede løsningen sikrer personvernet, er trygg og effektiv, og samler all kommunikasjon på ett sted. Løsningen erstatter kommunikasjon via ranselpost, e-post og SMS.
Vigilo har siden 2019 vært Bergen kommunes oppvekstadministrative system. I Vigilo ligger opplysninger om alle barn i Bergen kommune og foreldrene deres. Personopplysninger hentes fra sentralt folkeregister, og kontaktopplysninger (e-post og mobilnummer) hentes fra kontakt- og reservasjonsregisteret. Vi er derfor trygge på at informasjon går til rette mottakere.
Kommunen bruker Vigilo til å motta søknader om barnehageplass og SFO-plass, søknader om redusert betaling og fakturahåndtering.
Kommunale skoler bruker Vigilo til administrasjon av skolehverdagen, for eksempel til plassering av elever, timeplaner, fraværsregistrering, karakter og vitnemål. Skolene bruker også Vigilo i forbindelse med gjennomføring av nasjonale prøver, eksamen og rapportering til ulike nasjonale register, for eksempel vitnemål for opptak til videregående opplæring.
I Vigilo ligger oversikt over hvilken skole og klassetrinn et barn tilhører. Dette gir grunnlag for tilgang til Chromebook og andre digitale løsninger som elevene i bergensskolen benytter.
Kommunikasjonsløsningen er en egen del av Vigilo. Den brukes til digital kommunikasjon mellom barnehage, skole og SFO, og hjemmet.
I tillegg til meldinger, fravær og nyheter, vil det med kommunikasjonsløsningen også komme nye muligheter. For eksempel vil barnehage og SFO kunne sjekke inn/ut barn i Vigilo, og skolene kan dele timeplaner, fraværsoversikt og karakterer med foreldre.
Personvernet og informasjonssikkerheten til innbyggerne i kommunen er viktig, og både forvaltningsloven, personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) stiller strenge krav til kommunens behandling av personopplysninger.
For å sikre trygg og effektiv kommunikasjon mellom hjem, barnehage og skole, bruker Bergen kommune Vigilos kommunikasjonsløsning. Kommunikasjonen i Vigilo foregår bak innlogging og erstatter mindre sikre kommunikasjonsplattformer som e-post, SMS og ranselpost.
Ved å bruke en lukket løsning er Bergen kommune i stand til å behandle personopplysninger på en forsvarlig måte. Det bidrar også til å sikre at de ansatte overholder taushetsplikten (forvaltningsloven §13).
Du har tilgang til kommunikasjon og informasjon gjennom Vigilo foreldreportal og Vigilo app.
Du logger deg inn i Vigilo foreldreportal via ID-porten, på siden https://vigilo.no/bergen. Foreldreportalen er tilgjengelig både på PC og i nettleser på smarttelefon eller nettbrett. For smarttelefon anbefales imidlertid Vigilo app (se under).
Se også hjelpeartikkel om innlogging i foreldreportalen i Vigilo hjelpesenter.
Husk å logge deg ut av Vigilo foreldreportal og lukke nettleseren når du har gjort det du skulle.
Vigilo app er et alternativ til foreldreportalen på web. Du laster den ned gratis på App Store (iOS), Google Play (Android) eller App Gallery (HarmonyOS).
Du logger deg inn første gang via ID-porten. Da må du opprette en firesifret PIN-kode som du skal bruke når du logger deg inn neste gang. Alternativt kan du aktivere biometrisk innlogging.
Se også hjelpeartikkel om nedlasting og førstegangs innlogging i Vigilo app i Vigilo hjelpesenter.
Det er kun foreldre med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret som får tilgang til informasjon om egne barn i Vigilo Foreldreportal og Vigilo app.
Hovedregelen er at foreldre med foreldreansvar har krav på samme informasjon fra barnehagen eller skolen om sitt barn. Hvis den ene av foreldrene har foreldreansvar alene, har den andre forelderen likevel rett på informasjon. I slike tilfeller må du spørre om det konkret, jf. barnelova § 47, og ikke som løpende oppdateringer.
Foreldre kan også selv søke om å justere foreldreansvaret. Les mer om hva foreldreansvar er, og hvordan foreldre kan søke om å få felles foreldreansvar,
Personer som ikke er definert som foreldreansvarlige, kan ha behov for å vite om det skjer noe særskilt akkurat de dagene når de har omsorg for barnet. Dette kan eksempelvis være steforeldre, besteforeldre eller en nabo som skal passe barnet. Det blir ikke gitt tilgang til foreldreportalen denne gruppen omsorgspersoner. For barnehager er årsplaner og månedsplaner tilgjengelig. For skoler er ukeplaner tilgjengelig på skolens nettside. Utover dette er det mulig å ta direkte kontakt med barnehagen eller skolen per telefon.
Du må være oppmerksom på hvilken type informasjon du sender via Vigilo, enten som del av en melding eller som vedlegg.
Visse kategorier av personopplysninger kalles i personvernforordningen for særlige kategorier av personopplysninger. Slike personopplysninger skal aldri sendes via Vigilo. De kategoriene av opplysninger dette gjelder er:
Dersom du mener at det er behov for å dele denne typen personopplysninger med skolen eller barnehagen, må du bruke kontaktskjema:
Du må logge inn via ID-porten for tilgang til kontaktskjema. Ved å benytte kontaktskjema sikres trygg behandling av opplysningene du sender til barnehagen eller skolen.
Det finnes også en rekke andre tilfeller som ikke involverer personopplysninger i de særlige kategoriene, men hvor du likevel skal bruke kontaktskjema. Eksempler er ved problematiske forhold på skolen som involverer navngitte elever eller ansatte, individuelle opplæringsplaner og enkeltvedtak, mistrivsel, krenke- og mobbesaker, og informasjon om personlig økonomi.
Bruk kontaktskjema dersom du er i tvil.
Meldingssystemet er ikke ment som erstatning for det fysiske møtet mellom foreldre/foresatte og skolen eller barnehagen. Du har fremdeles anledning til å ringe eller be om et eget møte med barnehagen eller skolen.
Du kan også sende fysiske brev til skolen eller barnehagen. Bruk denne adressen til felles postmottak:
{Navn på skole/barnehage}
Postboks 7700
5020 BERGEN
Kontaktlærer, rektor eller andre ansatte ved skolen kan publisere innlegg som blir tilgjengelig under ‘Siste nytt’ i Vigilo foreldreportal og ‘Nyheter’ i Vigilo app. Slike innlegg kan bestå av både tekst og bilder, og også ha filer til nedlasting lagt ved. Skolen bruker i hovedsak ‘Nyheter’ for å gi informasjon om en større gruppe elever, typisk en klasse, et trinn eller hele skolen.
Hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:
Foreldre/foresatte kan opprette og sende nye meldinger til alle ansatte ved skolen eller besvare meldinger fra skolen.
SFO har et felles meldingsmottak, så om du skal sende melding til SFO, velger du “Enhet = SFO”. Alle ansatte på SFO mottar da meldingen din. Du kan ikke bruke Vigilo for å sende melding til en spesifikk ansatt på SFO.
Meldinger inneholder alle meldingstråder som du er del av. Også medforeldre til eget barn kan velges som mottaker av melding, men foreldre kan imidlertid ikke sende meldinger til andre foreldre de ikke har felles barn med.
Hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:
Meldinger du sender til skolen kan leses av de ansatte ved skolen du velger som mottaker, i tillegg til barnets kontaktlærer og skolens ledelse.
Enkelte opplysninger skal du ikke dele med skolen via meldinger, eller vedlegg til meldinger, i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se ‘Hva kan du skrive i Vigilo?’ for mer informasjon.
Du kan ikke selv slette en melding, eller vedlegg, du har sendt til skolen via Vigilo. Du må derfor kontakte skolen dersom du ønsker å få slettet en melding, men vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer.
Er barnet ditt borte fra skolen, melder du fraværet ved å sende en fraværsmelding til kontaktlærer. Dette gjør du fra menypunktet Melde fravær i foreldreportalen. Fraværsmeldinger du sender til skolen kan leses av barnets kontaktlærer, skolens ledelse, og barnets andre registrerte foreldre.
Enkelte opplysninger skal du ikke dele med skolen via fraværsmeldinger, eller vedlegg til fraværsmeldinger, i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se ‘Hva kan du skrive i Vigilo?’ ovenfor for mer informasjon.
Du kan ikke selv slette en fraværsmelding, eller vedlegg, du har sendt til skolen via Vigilo. Du må derfor kontakte skolen dersom du ønsker å få slettet en fraværsmelding. Vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer.
Hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:
Styrer eller andre ansatte i barnehagen kan publisere innlegg som blir tilgjengelig under Siste nytt i Vigilo foreldreportal og Nyheter i Vigilo app. Innlegg kan bestå av både tekst og bilder, og ha filer til nedlasting lagt ved. Barnehagen legger ut slike innlegg i hovedsak når de skal dele informasjon som gjelder en større gruppe barn, for eksempel en avdeling eller hele barnehagen.
Se også hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:
Foreldre kan opprette og sende nye meldinger til barnehagen, eller besvare meldinger fra barnehagen. Alle ansatte i barnehagen kan lese meldinger som du sender til barnehagen via Vigilo.
Meldinger inneholder alle meldingstråder som innlogget bruker er del av. Du kan også velge personer som du har felles foreldreansvar med, som mottaker av meldingene du sender. Du kan imidlertid ikke lese eller sende meldinger til foreldre du ikke har barn med.
Se også hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:
Enkelte opplysninger skal du ikke dele med barnehagen via meldinger, eller vedlegg til meldinger, i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se Hva kan du skrive i Vigilo? for mer informasjon.
Du kan ikke selv slette en melding, eller vedlegg, du har sendt til barnehagen via Vigilo. Du må derfor kontakte barnehagen dersom du ønsker å få slettet en melding. Vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer.
Er barnet ditt borte fra barnehagen, melder du fraværet ved å sende en fraværsmelding til barnehagen. Dette gjør du fra menypunktet Melde fravær i foreldreportalen. Alle ansatte i barnehagen har tilgang til slike fraværsmeldinger. Det er tilstrekkelig å oppgi fraværskode, du trenger ikke oppgi årsak til fravær eller skrive inn andre tilleggsopplysninger.
Ved forbigående/midlertidig sykdom som det vil være viktig at barnehagen får informasjon om kan du oppgi årsak til fravær via Vigilo. Dette gjelder f.eks. koronasykdom, RS-virus, hodelus eller andre smittsomme sykdommer, eller skader som vil kreve tilrettelegging for barnet i en kortere periode (f.eks. brukket ben eller arm).
Enkelte opplysninger skal du ikke dele med barnehagen via fraværsmeldinger i Vigilo. Dette gjelder blant annet personopplysninger som faller inn under særlige kategorier etter personvernforordningen, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og personlig økonomi. Se Hva kan du skrive i Vigilo? for mer informasjon.
Du kan ikke selv slette en fraværsmelding du har sendt til barnehagen via Vigilo. Du må derfor kontakte barnehagen dersom du ønsker å få slettet en fraværsmelding. Vær oppmerksom på at meldingen vil kunne vurderes som arkivverdig og dermed bli lagret i kommunens arkivsystemer.
Se også hjelpeartikler i Vigilo hjelpesenter:
Kommunale barnehager i Bergen bruker Helse i Vigilo for å samle viktige opplysninger om helsen til barnet ditt og eventuelle hensyn til mat. Dette gir ansatte en rask og lett tilgjengelig oversikt.
I Vigilo lagres opplysningene på en trygg måte. Informasjonen er bare tilgjengelig for ansatte som har behov for det.
Det er frivillig å dele opplysninger om barnets helse eller mathensyn i Vigilo, men vi anbefaler at alle foreldre bruker løsningen. Legg bare inn informasjon som er nødvendig for barnehagen å vite om.
Helse i Vigilo erstatter ikke søknader om hjelp og støtte, eller avtaler rundt medisinering.
Du som forelder har ansvar for å legge inn, endre og slette opplysninger om barnets helse.
Når du legger inn eller endrer helseopplysninger, må du i tillegg gi beskjed til én av de fast ansatte for å sikre at de blir klar over det og følger opp.
Foreldre med felles foreldreansvar må være enige om hvilke opplysninger dere legger inn.
Helseopplysninger du anbefales å skrive inn:
Du finner Du finner lenke til førstegangsregistrering for helseopplysninger i Vigilo-appen. Hvis du senere skal legge inn eller endre opplysninger, gjør du det i Vigilo foreldreportal.
Barnehagen kan gi medisin til barnet ditt bare hvis du har avtalt det med barnehagen. Kontakt barnehagen direkte for mer informasjon om dette.
Barnehagen kan be om legeerklæring for enkelte helseopplysninger eller hensyn om mat.
Hvis du ikke vil bruke Helse i Vigilo, kan du sende inn opplysninger i kontaktskjema på barnehagens sin hjemmeside, be om en samtale eller ved å ringe.
Ta kontakt med barnehagestyrer hvis du har spørsmål eller trenger hjelp.
I kommunale barnehager får du spørsmål i Vigilo om du vil samtykke til at barnehagen kan ta bilder og film av barnet ditt til bruk i barnehagen.
Informasjon om samtykker og påmeldinger i Vigilo finner du her. Du kan lese om hvorfor barnehagen bruker bilder og film, samt hvordan du kan trekke tilbake et samtykke hvis du ønsker det.
Ønsker du å vite mer om hvordan barnehagen behandler personopplysninger, les vår personvernerklæring for kommunale barnehager i Bergen.
Bergen kommune skal følge nasjonale retningslinjer for universell utforming av digitale løsninger ut mot innbyggerne.
Dette er et omfattende og kontinuerlig arbeid, og vi kan ikke utelukke at det er/oppstår mangler i forhold til universell utforming som vi ikke har fanget opp i tester.
Vi setter derfor stor pris på tilbakemeldinger. Ta kontakt via Innbyggerservice om dere opplever utfordringer når det gjelder universell utforming og brukervennlighet, eller at løsningen ikke er i henhold til nasjonale krav. Dette bidrar til at vi får økt innsikt, bedre testrutiner og et bedre system. som formidler innspillene videre.
Vil du lese mer om universell utforming av IKT og hva vi krever av leverandørene våre, kan du gå inn på www.bergen.kommune.no/uu
Lurer du på noe? Kontakt Innbyggerservice
Trenger du hjelp med det tekniske? Kontakt Vigilo hjelpesenter
Bergen kommune har som mål at informasjonssikkerhet og personvern skal være en naturlig del av virksomheten. Les mer om hvordan kommunen håndterer personopplysninger.
Bergen kommune er skoleeier og ansvarlig for personopplysninger som behandles i Vigilo. Formålet med at kommunen samler inn og bruker personopplysningene i Vigilo, er å ivareta barnet ditt i oppveksten, inkludert administrasjon i tilknytning til kommunens oppgaver og plikter i forbindelse med barnehage, skole og SFO.
I Vigilo hentes personopplysninger fra Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. Dette inkluderer opplysninger som navn, fødselsnummer, e-postadresse, familierelasjoner og bostedsadresse. I tillegg behandles opplysninger som registreres av ansatte ved skolen, og opplysninger som sendes til skolen fra foreldre via Vigilo foreldreportal eller Vigilo app.
Du kan selv endre opplysninger i Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. Verken skolen eller kommunen sentralt kan gjøre dette for deg.
Endre opplysninger i Folkeregisteret: www.skatteetaten.no/person/folkeregister/
Endre opplysninger i Kontakt- og reservasjonsregisteret: Kontakt- og reservasjonsregisteret | Hjelpesider for fellesløsninger
Når vi behandler personopplysninger om deg/dere kan dere ha flere rettigheter etter personvernregelverket. Blant annet kan du/dere har rett til å få innsyn i personopplysninger vi har om deg/dere.
Som forelder kan du få tilgang til de fleste opplysningene ved å logge inn på Vigilo. Ønsker du innsyn i flere personopplysninger om deg eller ditt barn, kan du sende en e-post til barnehage.skole@bergen.kommune.no (husk at e-posten kan leses av flere, så unngå å skrive sensitive opplysninger/ting du ikke vil at andre skal lese).
I noen tilfeller kan du/dere også ha rett til sletting eller begrensning av personopplysninger. Les mer om dine og ditt barns rettigheter i vår personvernerklæring for elever og personvernerklæring som gjelder for hele Bergen kommune.
Du kan også ta kontakt med Bergen kommunes personvernombud hvis du ønsker. Personvernombudet har en uavhengig rolle, og skal passe på at kommunen behandler personopplysninger i tråd med regelverket. Du når personvernombud på personvernombud@bergen.kommune.no (unngå å skrive sensitive opplysninger).
