I deler av Bergen kommune begynner feriestemningen å sige inn, med litt roligere dager. Men det gjelder ikke alle steder. Tjenester leveres jevnt og trutt, og noen har plutselig fått en stor utfordring i fanget: Arranger folkefest for bergenserne – om fire døgn!
Ferien gir utfordringer
Idrettsdirektør Torbjørn Iversen har fått oppdraget med å være prosjektleder for arrangementet i Nygårdsparken. Fra før har Etat for idrett ansvar for fotballvisningene på Fana stadion og Bergen Travpark, der bergenserne også kan se lørdagens VM-kamp gratis.
– Det er veldig mye som skal på plass på kort tid, og det skaper noen utfordringer. I tillegg er ferien i full gang. Mange er borte, også nøkkelpersoner. I Byrådsavdeling for næring, kultur og idrett har vi to ansatte som jobber med store arrangementer til daglig, men de er på ferie, forteller Iversen.
Private aktører og mulige samarbeidspartnere, som Bergen Live, melder også om begrenset kapasitet i ferien.
Da er kommunal grunnbemanning og drift gull verd.
– Vi som er igjen må rett og slett hive oss rundt. Bymiljøetaten har en sentral rolle her. De har vært på tilbudssiden med sin kunnskap og erfaring – det gjelder alt fra det juridiske og administrative, til det praktiske. Det hadde ikke gått uten dem, fastslår Iversen.
Krever omfattende planlegging
Bak VM-visningen i Nygårdsparken ligger det omfattende planlegging og koordinering. Kommunen samarbeider også med ulike private aktører rundt arrangementet. Rigging av storskjermene i parken med nødvendig teknikk leveres av selskapet Creative Technology (CT Group).
På forhånd må det lages en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse), og planer for beredskap og sikkerhet. Det er dialog med politiet, og vakthold, sanitet og toaletter må være på plass.
– Dette blir et arrangement for alle. Det skal være trygt og forsvarlig, sier Iversen.
Kjenner parken godt
Bymiljøetaten har ansvaret for driften av Nygårdsparken, og kjenner parken godt. De har også erfaring med å legge til rette for store arrangementer, og bidrar nå blant annet med skissetegninger og risikoplaner som er brukt tidligere.
– Vi har også laget en overordnet arrangementsoversikt, slik at alle planlegger ut fra de samme forutsetningene, forteller Tord Honne Holgernes, konstituert direktør i Bymiljøetaten.
Medarbeidere fra etaten sørger for finpuss av parken – både før og etter kampen. De tar anvar for renovasjon og bosshåndtering, og sikrer med gjerder, sperringer og biler der det trengs.
– Vi har skaffet rundt 50 festivaltoaletter og flere HC-toaletter, som skal utplasseres i parken, forteller Holgernes.
VM i å se løsninger
Han er stolt over innsatsen som de ansatte i kommunen gjør for å sikre byen en skikkelig folkefest på kort tid.
– Dette er VM i løsningsorientert innstilling! Her er det virkelig dyktige kolleger som kaster seg rundt og samarbeider på tvers, der det ikke fantes noen løsninger for få timer siden. Vi vet det jo – men kommunen er full av slike folk! Det viser hva vi kan få til på kort tid når det settes en felles retning og kan bruke litt ressurser, sier Tord Honne Holgernes i Bymiljøetaten.
Les også: Inviterer til gratis visning av Norge-England i Nygårdsparken