Gå tilbake til:
Du er her:

Krav til internkontrollsystem i skoler

Alle skoler er pålagt å ha internkontrollsystem som skal ivareta elevenes helse, trivsel, sikkerhet og miljø. Her kan du lese om krav til skolers internkontrollsystem.

Skoler må ha internkontroll etter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og skoler m.v. Dette står i forskriftens § 4. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at skolens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene i medhold av forskriften. Internkontrollen må tilpasses den enkelte skole og skolens størrelse. Skolen skal altså vite hva den skal gjøre, gjøre det, og etterpå kunne dokumentere at det er gjort. Internkontrollsystemet skal redusere risiko for feil og uønskede hendelser, samt gjøre det enkelt å drive kontinuerlig forbedringsarbeid i skolen.

Skoleeiers ansvar

Eier av skolen har ansvar for å påse at et internkontrollsystem er etablert. Eier må altså sørge for at rektor har tilstrekkelig opplæring i hvordan utføre internkontroll, opplæring og kunnskap om kravene i medhold av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og skoler, og tilstrekkelig tid til å utarbeide og vedlikeholde internkontrollsystemet. Eier har også ansvar for at skolen kan følge kravene i medhold av forskriften, for eksempel at bygget holder god nok standard.

Rektors ansvar

Rektor har ansvar for at internkontrollsystemet følges opp. Rektor har også ansvar for å gi eier beskjed dersom skolen ikke har godt nok internkontrollsystem, slik at eier kan sørge for at skolen får mer ressurser til dette. Dersom eier har gitt rektor nødvendig opplæring og tilgang på ressurser, er det rektors ansvar dersom rutinene ikke følges eller internkontrollsystemet ikke blir revidert. Rektor har ansvar for at de andre ansatte får den nødvendige opplæringen i internkontrollsystemet, og i skolens rutiner. Rektor har ansvar for å involvere ansatte, elever og eventuelt foresatte i skolens internkontrollarbeid.

Innholdet i skolens internkontrollsystem

Et internkontrollsystem skal inneholde årshjul, skriftlige rutiner, sjekklister, handlingsplaner, dokumentasjon og avviksrutiner. Internkontrollsystemet skal være basert på risikovurderinger.

Rutiner må være skriftliggjort dersom mangel på skriftlige rutiner kan ha negativ innvirkning på elevenes miljø. Informasjon om hva rutinene må dekke finnes i forskriftens veileder Miljø og helse i skolen.

Risikokartlegging og risikovurdering

Internkontrollsystemet skal være tilpasset skolens lokale forhold og de risikoene som kan oppstå i akkurat den skolen. Skolen må derfor regelmessig gjøre risikokartlegginger. Risikokartleggingen skal vise hvilke risikoer som kan være til stede i skolen.

Etter å ha gjort risikokartleggingene skal skolen vurdere hver risiko. Risikovurderingene skal være grunnlaget for skolens internkontrollsystem. Når internkontrollsystemet baseres på risikovurderinger, sikrer skolen at de har oversikt over hvilke risikoforhold som er til stede. Denne oversikten skal deretter benyttes til å prioritere arbeidet med videreutvikling av internkontrollsystemet. Skoler skal identifisere og vurdere tiltak for å redusere risiko på bakgrunn av kartleggingen. På denne måten sikrer systemet at skolen har riktige rutiner og sjekklister for å unngå skader og uønskede hendelser, samt fremme elevenes helse og trivsel.

Ved tilsyn vil Miljørettet helsevern se en samlet oversikt over alle identifiserte risikoer i virksomheten. Miljørettet helsevern erfarer at skoler har gjort mye bra risikokartlegging og -vurdering, men ofte begrenset til brann og beredskap. Ofte er selve risikovurderingene (med unntak av risiko ved brann), gjort i selve rutinene. Det er få skoler som har kunnet vise frem en samlet oversikt over identifiserte risikoer. Dette medfører at det er vanskelig både å få oversikt over hvilke risikoer som er kartlagt, og å se at det faktisk ligger en risikovurdering til grunn for den enkelte rutinen. En samlet oversikt gjør det også enklere for nyansatte og vikarer å få oversikt over hvilke risikomoment de skal være spesielt oppmerksomme på.

Vi har utarbeidet et eksempel på en slik risikooversikt/skjema for skoler. Skolene trenger ikke bruke akkurat dette eksempelet, de fleste internkontrollsystemer har egne maler for risikokartlegging.

Arbeidstilsynet har utarbeidet gode nettsider om internkontrollsystem og kravene til dette, se www.arbeidstilsynet.no/hms/internkontroll.

Minimumskrav til skriftlige dokumenter og rutiner

Alle dokumenter og rutiner skal utarbeides på bakgrunn av skolens risikokartlegging og risikovurdering. Alle skoler må altså ha rutiner som er tilpasset akkurat deres drift. Miljørettet helsevern har vurdert at alle skoler minimum trenger følgende dokumenter og rutiner:

Generelle krav til internkontrollsystemet (§§ 4 og 7)

  • Oversikt over innhold i internkontrollsystemet.
  • Oversikt over kartlagte risikoer
  • Skriftlig målsetning for skolens internkontrollarbeid for elevenes arbeidsmiljø.
  • Organisering og ansvarsfordeling, eventuelt et organisasjonskart.
  • Årshjul for skolens internkontrollarbeid inkludert dokumentasjon, oppfølging og evaluering.
  • Rutine for evaluering og oppdatering av, samt opplæring i internkontrollsystemet.
  • Avvikssystem. Rutine for rapportering og behandling av avvik. Det forventes at skolen har oversikt over gjentagende avvik.

Opplysnings- og informasjonsplikt (§ 5)

  • Rutiner for når og hvordan informere foresatte, ansatte, elever og Miljørettet helsevern / kommuneoverlege om forhold ved virksomheten som kan ha negativ innvirkning på helsen til elevene.
  • Rutiner for når og hvordan informere foresatte og smittevernoverlege om smitteutbrudd i skolen.

Utforming og innredning (§ 9)

  • Rutiner for innkjøp av innredning og utstyr, herunder kjemikalier.
  • Rutiner som sikrer nødvendige tilpassinger og tilrettelegging for elever med nedsatt funksjonsevne.

Mulighet for aktivitet og hvile (§ 10)

  • Rutiner som sikrer at det tilrettelegges for daglig fysisk aktivitet.
  • Rutiner som beskriver turvirksomhet/ kompenserende tiltak dersom skolen har lite uteareal.

Det forutsettes at skolen har arealer som dekker ulike behov for aktivitet, hvile / rolig lek og sosialt fellesskap.

Måltid (§ 11)

  • Rutiner for gjennomføring av måltid.
  • Rutiner for lagring, tilberedning, og servering av mat i samsvar med krav og regelverk fra Mattilsynet.
  • Rutiner som ivaretar elevers behov for tilrettelegging av matvarer/innhold (eks. allergi/religion etc). (Gjelder matservering/kantine/skolekjøkken).

Psykososiale forhold (§ 12)

  • Rutine som fremmer gode psykososiale forhold og forebygger utstøting, mobbing og vold.
  • Rutine for avdekking og håndtering av utstøting, mobbing og vold.
  • Rutine for å informere ansatte, elever og foreldre om rettigheter og plikter knyttet til opplæringsloven § 9a (inkludert skolens aktivitetsplikt og retten til å melde en sak til Fylkesmannen).

Rengjøring og vedlikehold (§ 13)

  • Rutine som beskriver hvordan renholdet skal utføres og hyppigheten av dette. Inkludert renhold av tekstiler og gulvtepper.
  • Rutine for ettersyn, vedlikehold og renhold av bygg og tekniske installasjoner (inkludert ventilasjonssystem), samt plan for vedlikehold.
  • Rutiner for ettersyn og vedlikehold av inne- og utendørsområdet.

Sikkerhet og helsemessig beredskap (§ 14)

  • Rutiner og dokumentasjoner vedrørende sikkerhet og helsemessig beredskap skal baseres på gjennomførte risikokartlegginger. Jevnlige risikovurderinger skal legges til grunn for skolens forebyggende arbeid.
  • Involvering og opplæring av ansatte i sikkerhet- og beredskapsarbeid.
  • Beredskaps- og varslingsplaner for håndtering av fare- og ulykkessituasjoner.
  • Rutiner for sikkerhet på turer og utflukter.
  • Rutiner for registrering og oppfølging av ulykker, skader og nestenulykker.
  • Sjekklister for sikkerhetskontroll av inne- og uteområdet.
  • Rutine for når lekeplassutstyr / apparater skal kontrolleres, og oppfølging og lukking av avvik.
  • Rutine for sikkerhet på naturfagrom / andre spesialrom / verksteder.

Førstehjelp (§ 15)

  • Rutine for førstehjelpsopplæring (hvem som har opplæring og frekvens for opplæring). Gjelder også livredningskurs.
  • Oversikt over plassering av, og innhold i førstehjelpsutstyr.
  • Rutine for frekvens for kontroll/oppdatering av innholdet, og hvem som er ansvarlig for førstehjelpsutstyret.

Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold (§ 16)

  • Rutine for innhenting og håndtering av helseopplysninger om elever, herunder mottak, bruk, lagring og sletting (jf. arkiv- og personvernlovgivning).

Smittevern og hygiene (§ 17)

  • Rutine som sikrer at faglige råd fra Folkehelseinstituttet følges.
  • Rutine for varsling av smittevernoverlege, i samråd med helsesøster, om saker som gjelder smitteutbrudd.
  • Rutine for varsling til foresatte om utbrudd eller hyppig forekomst av sykdommer.
  • Rutine/oppslag for rengjøring og desinfeksjon av smitteførende kroppsvæsker (blod, oppkast og avføring).
  • Rutine for tuberkulosekontroll av ansatte.
  • Rutine for å forhindre legionellasmitte, dersom skolen har dusj/dusjhode.
  • Rutine/oppslag for stell på eventuelle stellerom.

Røyking (§ 18)

  • Rutine for å informere om totalforbud mot tobakk (tobakk omfatter også snus) på skolens område.

Inneklima (§ 19)

  • Beskrivelse av hvordan inneklimaet skal være, inkludert tiltak skolen gjør for å oppnå tilfredsstillende inneklima.
  • Rutine for jevnlig inneklimakartlegging, og hvordan ulike inneklimafaktorer skal vurderes.
  • Ved andre risikoforhold som for eksempel radon eller asbest må det utarbeides spesifikke rutiner.

Belysning (§ 20)

  • Regelmessig vurdering av belysning inne og ute.
  • Dersom skolen har rom uten tilstrekkelig naturlig dagslys og utsyn (jamfør byggteknisk forskrift) skal det være beskrevet hvordan elevenes oppholdstid i disse begrenses.

Lydforhold (§ 21)

  • Regelmessig vurdering av lydnivå inne og ute, samt rutine for å beskytte elever fra støy.