1 Formål
Et frivillighetsutvalg vil sikre oppfølging av «Bergen kommunes plan for frivillighet» sin strategi 06:
- Bergen kommune skal skape møtepunkter mellom frivillighet og kommune hvor ulike tema og samarbeid kan diskuteres. (Plan for frivillighet, Bergen kommune, s.18)
Bergen kommune ønsker å gi frivilligheten et fast møtepunkt der det er rom for å lufte gode ideer, utfordringer og ønsker. Frivilligheten strekker seg over alle Bergen-kommunes nedslagsområder. For kommunen vil denne faste kontaktflaten med frivilligheten bety en tettere forståelse for området og en ressursgruppe som kan benyttes når det er nødvendig. Frivilligheten har gjennomgått store endringer og utvikler seg videre i takt med samfunnet det er en del av. Faste møtepunkter vil sørge for at Bergen kommune kan møte frivilligheten på deres premisser og samarbeide tett på flere områder.
Utvalget skal årlig gjennomføre et utvalgt prosjekt som har som hensikt å skape gode samarbeid på tvers, og det skal settes ned en intern arbeidsgruppe for å gjennomføre dette.
2 Organisering
Frivillighetsutvalget vil være et selvstendig utvalg med egen ledelse og med sekretariat fra Bergen kommune. Sekretariatet har i oppgave å kalle inn til møter, lage program til disse i dialog med styret og skrive referat. Det følger ingen økonomi med utvalget. Ledelsen består av en leder og en nestleder som utgjør styret.
Leder og nestleder skal sitte i to år, og velges inn på årsmøte. For å sikre kontinuitet byttes leder og nestleder annenhver gang.
2.1 Årsmøte
Det avholdes årsmøte hvert år. Årsmøte skal minimum inneholde valg av leder/nestleder samt årsrapport og plan for kommende periode. Årsmøte lyses ut på Bergen kommune sine nettsider hvor frister for innkomne saker og annen nødvendig dokumentasjon vil bli lagt ved. Styret setter frister på styremøte. Samtlige lag har en stemme og valg avgjøres ved simpelt flertall. Det er kun frammøtte som har stemmerett med mindre styret har valgt annet for eksempel i forbindelse med pandemi eller annet.
3 Vedtektsendringer
Endringer i disse vedtektene kan bare foretas på årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves simpelt vedtak av de navngitte stemmene. Det er kun frammøtte som har stemmerett.
4 Medlemmer
Frivillighetsutvalget består av ulike frivillige organisasjoner i Bergen. Medlemsorganisasjonene utnevner én representant til å sitte i utvalget. Det etterstrebes at Frivillighetsutvalget består av organisasjoner som representerer de ulike kategoriene som Frivillighet Norge har satt opp. Frivillighetsutvalget vil bestrebe seg på en bredde innen frivilligheten og i hovedsak trekke inn de organisasjoner som i dag ikke er ivaretatt av andre allerede eksisterende nettverk som mottar kommunal støtte. Frivillighetsutvalget er åpent for alle frivillige organisasjoner.
Medlemmer forplikter til å sende vara fra egen organisasjon dersom de ikke kan stille på møte selv. Alle medlemmer og varamedlemmer skal navngis med kontaktinformasjon på nettsiden for frivillighetsutvalget til Bergen kommune.
5 Møtehyppighet
Møtehyppigheten er minimum to ganger i året – vår og høst.