Varsling er viktig for å avdekke forhold som bryter med lovverk, etiske standarder eller god forvaltningsskikk. Når varsler blir håndtert på en god måte, gir det læring, forbedring og bedre kvalitet i tjenestene.
– Et godt varslingssystem gir tillit, læring og kvalitet i Bergen kommune. Med den nye rutinen gjør vi det tryggere å si fra, og tydeligere hvordan vi som arbeidsgiver skal håndtere varsler. Ingen skal oppleve negative konsekvenser av å varsle om kritikkverdige forhold, sier byrådsleder Christine Meyer.
Bred medvirkning i arbeidet
Tillitsvalgte og vernetjenesten har vært tett involvert i arbeidet med å revidere rutinen.
– Vernetjenesten har vært medvirkende, og vi har hatt god dialog underveis i arbeidet med den reviderte rutinen, sier Henning Åsheim som er konsernhovedverneombud i Bergen kommune.
Også tillitsvalgte sier de har hatt en aktiv rolle i prosessen.
– Det er gjort et godt stykke arbeid med de reviderte rutinene for varsling, og det er vi svært glade for. Tillitsvalgte og vernetjenesten har vært bredt involvert, blant annet gjennom innspillseminar, drøftingsmøter på konsernnivå og skriftlige innspill. Verneombudet har også fått en tydeligere rolle i den nye rutinen, noe jeg er veldig glad for, sier Kjersti Litleskare i Delta. Hun sier innspillene fra de ansatte er blitt tatt på alvor.
– Det som er ekstra positivt, er at vi kjenner godt igjen endringene i dokumentet etter diskusjonene vi har hatt. Det betyr at arbeidsgiver lytter til innspillene våre, sier Litleskare.
Også tillitsvalgte fra de store foreningene Utdanningsforbundet og Fagforbundet, Bente Myrtveit og Line Mosheim, sier de er fornøyde med å ha fått medvirke og komme med innspill i arbeidet.
– Vi tenker at de endringene og forbedringene som er gjort etter arbeidsgruppens jobb og innspill fra partene vil føre til bedre prosesser i varslingssaker og vil kunne gjøre det bedre å være varsler, sier Mosheim.
Forebygging av gjengjeldelse
Vern mot gjengjeldelse er et grunnleggende prinsipp i varslingsregelverket. Den nye rutinen tydeliggjør arbeidsgivers ansvar for å forebygge og følge opp risiko for gjengjeldelse, også etter at en sak er avsluttet.
Ledere skal ha særlig oppmerksomhet på arbeidsmiljøet rundt både varsler og den det varsles om. Opplæring og veiledning av ledere, tillitsvalgte og vernetjenesten er viktige tiltak for å sikre trygg og forsvarlig oppfølging over tid.
Etterkontroll, evaluering og læring
Den nye rutinen legger også vekt på hva som skjer etter at en varslingssak er avsluttet. Bergen kommune skal gjennomføre systematisk etterkontroll av varslingssaker for å sikre at sakene er håndtert i tråd med rutinen, og at involverte parter er ivaretatt på en god måte.
Erfaringer fra varslingssaker skal brukes i forbedringsarbeid på et overordnet nivå, innenfor rammene av taushetsplikt og personvern. Byrådet foreslår å bygge evaluering og læring inn i den ordinære oppfølgingen av varslingsordningen, fremfor å etablere en egen kommisjon. Dette gir tydelig ansvar og bedre sammenheng mellom varsling, ledelse og organisasjonsutvikling.
Styrket rolle for vernetjenesten
Vernetjenesten har fått en tydeligere rolle i det overordnede arbeidet med varsling, læring og forebygging. Verneombud inngår nå i den sentrale varslingsgruppen.
– Det er viktig med en ny og oppdatert varslingsrutine fordi den gjør det tydeligere hvordan man skal gå frem, og bidrar til større trygghet for ansatte som varsler. Jeg håper og tror at endringene gjør det enklere og mer trygt å si ifra når det er nødvendig, sier hovedverneombud Henning Åsheim.
Tydelighet vektlagt
Den nye rutinen er kortere, tydeligere og enklere å forstå for ansatte.
– Den tidligere rutinen var tung og kompleks å lese, vanskelig å forstå og nærmest umulig å skrive ut. Dette mener jeg er blitt bedre nå, sier Litleskare i Delta.
Språket er forenklet og strukturen tydeligere, slik at ansatte raskt forstår hva varsling er, hvordan de kan varsle og hvem de kan kontakte for råd. Informasjonen skal også være tilgjengelig for ansatte som ikke jobber fast ved pc.
Blant andre viktige punkter er at det stilles tydelige krav til kompetanse i varslingsgruppene. Kommunen samler erfaring i færre og mer robuste grupper, og den sentrale varslingsgruppen får en klarere rolle som kommunens kompetansemiljø for varsling.
Rutinene stiller også klare krav til habilitet. Habilitet skal alltid vurderes og dokumenteres før en sak behandles. Ingen kan behandle varsler som gjelder dem selv. Ved tvil kan saken flyttes til en annen varslingsgruppe eller behandles i en egen settegruppe.
Uavhengig behandling av varsler mot toppledelsen
Varsler som gjelder byråder, kommunaldirektører eller byrådsleder, skal undersøkes av ekstern aktør. Dette skal sikre tillit og objektivitet. Oppfølging etter avsluttet sak skjer i ordinær linje. Dersom varselet gjelder byrådsleder, følger ordfører opp saken.
– Det er svært viktig at vi nå har fått på plass en forsvarlig håndtering av varsler som gjelder øverste ledelse i kommunen, sier Litleskare.
Derfor har rutinen blitt revidert
Arbeidsmiljøloven stiller klare krav til at arbeidsgivere skal ha skriftlige og lett tilgjengelige rutiner for varsling. Rutinene skal vise hvordan ansatte kan varsle, og hvordan arbeidsgiver skal ta imot, undersøke og følge opp varsler på en forsvarlig måte.
Bergen kommune har hatt varslingsrutiner siden 2008. Gjeldende rutine ble sist revidert i 2019. Kommunen evaluerer og oppdaterer rutinene jevnlig, i samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten.
Revisjonen som startet i 2023 har vært mer omfattende enn tidligere, blant annet som følge av bystyrets ønsker og økt oppmerksomhet rundt varsling i arbeidslivet.
– Denne gangen har revisjonen vært omfattende, og noen nye elementer er kommet med. Forhåpentlig har vi nå fått på plass en bedre rutine, sier Bente Myrtveit i Utdanningsforbundet.
Ledelse, ytringskultur og videre arbeid
Varsling er et sikkerhetsnett for alvorlige forhold, men et godt ytringsklima handler også om at ansatte skal oppleve det som trygt å si fra også i det daglige. Den nye rutinen tydeliggjør lederansvaret for å skape psykologisk trygghet, åpen dialog og klare skiller mellom varsling, personalsaker og konflikter.
– Vi må snakke om varsling i «fredstid», på alle nivå. Da bygger vi tillit til at saker blir håndtert etter rutiner og faglige vurderinger, ikke etter følelser, sier Litleskare.
Arbeidet med ledelse og ytringskultur fortsetter også etter at ny rutine er vedtatt. HR-avdelingen vil følge opp dette gjennom en egen sak om ytringsklima, ledelse og psykososialt arbeidsmiljø, der varsling, ytringskultur og ledelse ses i sammenheng.
Målet er at ansatte skal oppleve det som trygt å si fra tidlig, slik at utfordringer kan håndteres før de vokser seg store – og før varsling blir nødvendig.
– Med denne rutinen har vi tatt et viktig steg for å styrke tryggheten for ansatte som sier fra. Varsling skal være et verktøy for læring og forbedring, ikke en belastning for den som varsler. Vi skal ha tydelige rammer som både beskytter varsleren og sikrer god og rettferdig behandling av sakene, sier byrådsleder Christine Meyer.