Formannskapslovene i 1837 påla kommunene å føre protokoller med referater og vedtak fra møter i herredstyre/kommunestyre og formannskap. I arkivet etter Fana formannskap er det en lang rekke med slike protokoller. Protokollene er i folioformat, det vil si noe større enn dagens A4 format og mange av dem er håndskrevne. Den første innførselen er fra 3. januar 1838 og den siste fra 16. desember 1968. Protokollrekken skulle ha gått frem til 1. januar 1972 da omegnskommunene Fana, Arna, Laksevåg og Åsane ble slått sammen med Bergen kommune, men dessverre mangler protokollene fra 1969-1971.
Formannskap og herredstyre
Formannskapslovene av 1837 var starten på den norske kommuneinndelingen i Norge og det kommunale selvstyret vi har i dag. Lokalforvaltningen før 1837 var preget av en usystematisk statlig kontroll, og særlig på bygdene var selvstyret dårlig utbygd. Det fantes egne organer for blant annet skole- og fattigsaker, men lokalforvaltningen var generelt komplisert og uoversiktlig.
Formannskapsloven bestemte at det i hver bykommune og herredskommune skulle være et formannskap og et representantskap. Representantskapet er det som senere ble kalt herredstyre/kommunestyre. Etter loven skulle det være tre ganger så mange medlemmer i herredstyret som i formannskapet, og antall medlemmer i formannskapet ble bestemt av amtmannen. Medlemmene i formannskapet og herredstyret skulle fordeles på kirkesognene i kommune. Frem til 1898 var det direkte valg på formannskapet. Det vil si at formannskapsmedlemmene ble valgt først og deretter pekte de ut representanter til herredstyret.
Formannskapet skulle legge frem større økonomiske saker og andre saker de fant viktige for behandling i herredstyret. Men formannskapet hadde også delegert myndighet til å behandle en del saker selv. Ved behandling av skole- og fattigsaker skulle formannskapet utvides med medlemmer av skole- og fattigkommisjonen. Vedtak i herredstyret skulle godkjennes av amtmannen, og saker som fikk store økonomiske konsekvenser for kommunen måtte også godkjennes av kongen.
Formannskapslovene av 1837 ble endret en rekke ganger og ble avløst av nye lover i 1921, 1938 og 1954. Kommunene fikk gradvis større selvstendighet og overtok etter hvert også ansvaret for tidligere privat og statlig virksomhet som sosialomsorg, skole, kirke, samferdsel osv.
Møteprotokollene 1838-1968
I Fana kommune ble herredstyremøtene og formannskapsmøtene ført i samme protokoll. Innførslene er ført kronologisk uavhengig av hvilket organ som møtte og ble i henhold til loven signert av medlemmene. Møteprotokollene inneholder som oftest en kort orientering om hver enkelt sak som var oppe til behandling samt vedtak i saken.
De første protokollene er ikke alltid like lett å lese. De er skrevet med gotisk håndskrift og noen av sidene har svak og utydelig skrift. Dette gjelder for eksempel referatet fra det første formannskapsmøtet 3. januar 1838. Møtet ble holdt i Fana prestegård, og medlemmene skulle velge ordfører og varaordfører. Formannskapsmedlemmene besto av sogneprest I. M. Daae og gårdbruker Mons Olsen Flesland fra Fana sogn, og gårdbrukerne Mons Grimen og Peder Monsson Henne fra Birkeland sogn. Ikke overraskende var det sogneprest Daae som ble valgt til ordfører. Han hadde størst autoritet, lang erfaring som formann i fattig- og skolekommisjonen og var dessuten den mest lese- og skrivekyndige av de fire. Ordføreren skulle være formannskapets ansvarlige sekretær og føre forhandlingsprotokollen.
I en senere innførsel er det referat fra møtet 5. juli 1838 da de fire formannskapsmedlemmene skulle konstituere det nye herredstyret i Fana. Denne gangen hadde de med seg 12 valgte representanter, med lensmannen på Lyseklostergodset Ola Nilsen Austevoll i spissen.
De første tiårene var det få møter. De fleste sakene dreide seg om veistell og kirke, men utover på 1800-tallet fikk formannskapet større ansvar for bl.a. skole- og fattigvesen. Utover på 1900-tallet tok kommunen på seg stadig flere oppgaver innen alt fra samferdsel, kraftutbygging, vannverk, renovasjon, sosialomsorg, helse, boligbygging og regulering, næringsutvikling og kultur. Dette gjenspeiles også i møteprotokollene. Mens den første protokollen inneholder saker fra over tretti år, 1837-1868, er det en enkelt protokoll bare for året 1961.
Det er en generell 100-års grense på Digitalarkivet. Vi har derfor publisert de syv første møteprotokollene fra Fana formannskap, det vil si frem til 20. oktober 1921. Det er også publisert et register til de fire første møteprotokollene, det vil si de som går fra 3. januar 1838 til 23. januar 1913.
De fleste sakene fra herredstyre og formannskap er imidlertid offentlige og kan bestilles til gjennomsyn på lesesalen.
Annet innhold i arkivet etter Fana formannskap
Arkivet etter Fana formannskap ble funnet i kjelleren i kommunehuset på Nesttun, men ble etter at det ble ordnet i 1984 overført til byarkivet. Arkivet er ganske komplett og består i tillegg til møtebøker av bl.a. brevjournaler (register over innkommet post), kopibøker (kopier av utgående brev), korrespondanse- og saksarkiv, diverse emnebaserte serier, personalsaker, regnskap, statistikk, kart og tegninger.
Ta kontakt med oss hvis du ønsker å lete videre i arkivet etter Fana formannskap. Byarkivet oppbevarer også en rekke andre arkiver etter Fana kommune.
Digitalarkivet
- A-0501 Aa:1 Register til møtebøker for herredstyre og formannskap 3.07.1838-23.01.1913.
- A-0501 Ab:1 Møtebok for herredstyret og formannskap 03.01.1838-08.08.1868
- A-0501 Ab:2 Møtebok for herredstyret og formannskap 30.09.1868-03.10.1892
- A-0501 Ab:3 Møtebok for herredstyret og formannskap 18.10.1892-27.08.1903
- A-0501 Ab:4 Møtebok for herredstyret og formannskap 24.09.1903-23.01.1913
- A-0501 Ab:5 Møtebok for herredstyret og formannskap 30.01.1913-11.10.1917
- A-0501 Ab:6 Møtebok for herredstyret og formannskap 25.10.1917-02.10.1919
- A-0501 Ab:7 Møtebok for herredstyret og formannskap 10.10.1919–20.10.1921